برای مطب‌ها و کلینیک‌ها

مطب ساعت ۸ شب بسته می‌شود؛ سوال بیمارها نه.

رایگان شروع کنید

نوبت‌دهی مستقیم در چت، یادآوری نوبت و ویژگی‌های دیگر را هم تلفنی با هم هماهنگ می‌کنیم.

چت‌بات سفید روی سایت مطب، از روی اطلاعاتی که خود شما نوشته‌اید جواب می‌دهد و درخواست نوبت را برای منشی ثبت می‌کند. مثلا یک شب معمولی:

نمونه: یک شب، روی سایت یک مطب
  1. ۲۱:۱۴

    «فردا دکتر هستن؟»

    بله، فردا از ساعت ۱۶ تا ۲۰ در مطب هستند.

    از ساعت حضوری که نوشته‌اید

  2. ۲۲:۰۲

    «هزینه‌ی ویزیت چقدره؟ بیمه‌ی تکمیلی قبول می‌کنید؟»

    ویزیت ۶۵۰٬۰۰۰ تومان است و بیمه‌ی تکمیلی هم قبول می‌کنیم.

    از اطلاعات مطب

  3. ۲۲:۴۷

    «آدرس کجاست؟ پارکینگ داره؟»

    طبقه‌ی دوم، واحد ۴. پارکینگ عمومی سر همین کوچه است؛ لینک مسیریابی را هم برایتان فرستادم.

    از آدرس و توضیح‌های شما

  4. ۲۳:۳۰

    «برای پنجشنبه عصر نوبت می‌خوام.»

    اسم و شماره‌ی بیمار را بنویسید تا منشی فردا صبح با شما تماس بگیرد.

    درخواست با کد پیگیری ثبت شد

صبح، پیش از اولین بیمار، منشی این فهرست را دارد.

هر درخواستی که شب ثبت شده، با اسم، شماره و خواسته‌ی بیمار در پنل منتظر است. یعنی به‌جای ده پیام پراکنده در گوشی، یک فهرست مرتب:

منشی به هر کدام زنگ می‌زند و نوبت را قطعی می‌کند. چت‌بات کار منشی را برنمی‌دارد؛ تلفن‌های تکراری را برمی‌دارد تا وقت منشی برای بیمارهای حضوری بماند.

نمونه

درخواست‌های دیشب

  • نوبت پنجشنبه عصرخانم ر. RQ-0001102
  • تماس درباره‌ی جواب آزمایشآقای م. RQ-0001103
  • نوبت اولین ویزیت، هر روزی که زودتر باشدخانم ک. RQ-0001104

هر چه روی تابلوی مطب بنویسید، چت‌بات از همان جواب می‌دهد.

این‌ها از همان روز اول، با پلن‌های عادی سفید کار می‌کند:

  • ساعت حضور دکتر

    روزهای هفته، ساعت شروع و پایان، و روزهایی که مطب تعطیل است. در تنظیمات «مشتری حضوری هم دارم» را روشن می‌کنید.

  • هزینه و بیمه

    هزینه‌ی ویزیت و خدمات، بیمه‌های پایه و تکمیلی طرف قرارداد، و اینکه نسخه‌ی الکترونیک دارید یا نه.

  • آدرس و راه رسیدن

    آدرس، لینک نقشه، طبقه و واحد، پارکینگ و نزدیک‌ترین ایستگاه.

  • آمادگی پیش از ویزیت

    مثلا ناشتا بودن پیش از آزمایش، مدارکی که باید همراه بیاورند، یا چند دقیقه زودتر رسیدن.

  • درخواست نوبت و تماس

    وقتی بیمار نوبت یا تماس می‌خواهد، اسم و شماره‌اش با یک کد پیگیری برای شما ثبت می‌شود.

  • خدمات مطب

    فهرست خدمات و توضیح هر کدام، از صفحه‌های سایت یا یک فایل PDF که اضافه می‌کنید.

این‌ها همان پلن‌های عادی سفید است. پلن‌ها و قیمت‌ها را ببینید، یا همین حالا رایگان شروع کنید.

رایگان شروع کنید

چت‌بات منشی است، نه پزشک.

فقط از اطلاعاتی جواب می‌دهد که خود مطب نوشته است. یعنی:

می‌گوید

نمی‌گوید

دکتر فردا ساعت ۱۶ تا ۲۰ در مطب هستند.

این علامت‌ها احتمالا میگرن است.

هزینه‌ی ویزیت و بیمه‌های طرف قرارداد این است.

این دارو را روزی دو بار مصرف کنید.

درخواست نوبت شما ثبت شد؛ منشی تماس می‌گیرد.

نوبت شما برای فردا ساعت ۵ قطعی شد.تا وقتی نوبت‌دهی مستقیم وصل نشده باشد

اگر اورژانسی است، همین حالا با ۱۱۵ تماس بگیرید.همان جمله‌ای که خود شما برای موارد اورژانسی نوشته‌اید

صبر کنید تا فردا، چیز مهمی نیست.

ویژگی‌های اختصاصی مطب و کلینیک

این‌ها برای هر مطب جدا ساخته می‌شود و به سایت و نرم‌افزار نوبت‌دهی خود شما وصل می‌شود. هر کدام را خواستید، تماس بگیرید تا با هم صحبت کنیم.

  1. ۱. نوبت‌دهی مستقیم در چت

    نوبت‌های خالی را از تقویم مطب می‌خواند؛ بیمار یکی را انتخاب می‌کند و نوبت همان لحظه ثبت می‌شود.

  2. ۲. یادآوری نوبت

    یک روز پیش از نوبت به بیمار یادآوری می‌کند تا نوبت‌های خالی‌مانده کمتر شود.

  3. ۳. لغو و جابه‌جایی نوبت

    بیمار در چت نوبتش را لغو یا جابه‌جا می‌کند و نوبت آزادشده به نفر بعدی می‌رسد.

  4. ۴. پرداخت بیعانه یا ویزیت

    لینک پرداخت بیعانه یا هزینه‌ی ویزیت در همان چت به دست بیمار می‌رسد.

  5. ۵. فرم پیش از ویزیت

    سابقه‌ی بیماری، داروهای مصرفی و دلیل مراجعه پیش از آمدن پر می‌شود و در پرونده‌ی نوبت می‌ماند.

  6. ۶. نوبت فعلی مطب

    بیمار در راه می‌پرسد «الان نوبت چندم است؟» و از صف همان لحظه‌ی مطب جواب می‌گیرد.

  7. ۷. چند پزشک، چند شعبه

    در کلینیک، بیمار اول تخصص یا پزشک را انتخاب می‌کند و بعد نوبت و شعبه‌ی همان پزشک را می‌بیند.

  8. ۸. پیگیری پس از ویزیت

    چند روز بعد از ویزیت یا عمل، حال بیمار را می‌پرسد و اگر سوالی داشت، برای پزشک ثبت می‌کند.

  9. ۹. وصل به نرم‌افزار مطب

    تقویم و نوبت‌ها را مستقیم از نرم‌افزار نوبت‌دهی یا پرونده‌ی الکترونیک مطب شما می‌خواند.

کدام‌یک به کار مطب شما می‌آید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با هم صحبت می‌کنیم.

بعد از اینکه شماره‌تان را گذاشتید:

  1. با شما یا منشی مطب تماس می‌گیریم و سایت مطب را با هم می‌بینیم.
  2. می‌گوییم کدام کارها از همان روز اول روشن می‌شود و کدام ویژگی اختصاصی به کار مطب شما می‌آید.
  3. هزینه‌ی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب برایتان می‌فرستیم.

اگر فقط کارهای روز اول را می‌خواهید، همین حالا رایگان شروع کنید؛ هر ماه ۵۰ جواب رایگان دارید.

چند سوال

مطب ما سایت ندارد؛ باز هم می‌شود؟

چت‌بات سفید روی سایت خود مطب نصب می‌شود؛ پس اول سایت لازم است. اگر سایت دارید، با هر سیستمی ساخته شده باشد کار می‌کند.

چت‌بات به بیمار مشاوره‌ی پزشکی می‌دهد؟

نه. تشخیص، دارو و هر توصیه‌ی درمانی کار پزشک است. چت‌بات فقط از اطلاعاتی که مطب نوشته جواب می‌دهد و برای بقیه، درخواست تماس ثبت می‌کند.

گفتگوهای بیمارها کجا نگه داشته می‌شود؟

روی سرورهای سفید در ایران، و در پنل خود شما دیده می‌شود.

هزینه‌اش چقدر است؟

کارهای روز اول همان پلن‌های عادی سفید است و قیمت‌هایشان در صفحه‌ی قیمت‌ها هست. هزینه‌ی ویژگی‌های اختصاصی به کاری که می‌خواهید و نرم‌افزار مطب‌تان بستگی دارد؛ بعد از تماس، پیش از شروع، مکتوب می‌گوییم.

منشی ما با پنل کار می‌کند یا من؟

هر دو. می‌توانید منشی را هم به پنل اضافه کنید تا درخواست‌های نوبت را ببیند و پیگیری کند.

سوالی دارید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما تماس می‌گیریم.

رایگان شروع کنید

با شما تماس می‌گیریم

می‌خواهید چت‌بات مطب شما چه کارهایی بکند؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما یا منشی مطب تماس می‌گیریم و با هم صحبت می‌کنیم.

بیشتر

منشی هوش مصنوعی برای مطب و کلینیک: چت‌بات سایت پزشک چه کارهایی می‌کند و چه کارهایی نباید بکند

منشی هوش مصنوعی برای مطب، در ساده‌ترین شکلش، یعنی چت‌باتی روی سایت مطب که به سوال‌های تکراری بیمارها جواب می‌دهد و درخواست نوبت را برای منشی ثبت می‌کند: دکتر فردا هست، هزینه‌ی ویزیت چقدر است، بیمه‌ی ما را قبول می‌کنید، آدرس کجاست، برای پنجشنبه نوبت می‌خواهم. در این مقاله می‌گوییم چنین چت‌باتی دقیقا چه کاری را خوب انجام می‌دهد، چه چیزهایی را هرگز نباید از خودش بگوید، با کار منشی چه نسبتی دارد، نوبت‌دهی و یادآوری در چت چطور کار می‌کند، با اطلاعات بیمارها چه باید کرد، و چت‌بات مطب را در سفید چطور قدم‌به‌قدم راه بیندازید.

منشی هوش مصنوعی یعنی چه؟

وقتی می‌گوییم منشی هوش مصنوعی، منظور جایگزین منشی مطب نیست. منشی کارهایی می‌کند که هیچ برنامه‌ای نباید به جایش بکند: بیمار نگران را آرام می‌کند، نوبت اورژانسی را بین نوبت‌ها جا می‌دهد، می‌داند دکتر امروز چقدر دیرتر می‌رسد و با بیمار حضوری حرف می‌زند. چیزی که از منشی وقت می‌گیرد، معمولا این‌ها نیست. بیشتر وقتش پای تلفن‌هایی می‌رود که جوابشان از قبل معلوم است.

مثلا فرض کنید ساعت شش عصر است. سالن انتظار پر است، یک بیمار پرونده‌اش را می‌خواهد، یکی می‌پرسد چقدر دیگر نوبتش است و دکتر هم منتظر پرونده‌ی نفر بعدی است. در همین چند دقیقه تلفن چند بار زنگ می‌خورد و هر بار یکی می‌پرسد دکتر فردا هست یا نه، یا هزینه‌ی ویزیت چقدر است. جواب همه‌ی این سوال‌ها روی تابلوی مطب یا در ذهن منشی هست. چت‌بات همین جواب‌ها را روی سایت می‌دهد تا منشی برای بیمار حضوری وقت داشته باشد.

پس منشی هوش مصنوعی یعنی سه کار. اول، جواب دادن از اطلاعاتی که خود مطب نوشته؛ ساعت حضور دکتر، هزینه، بیمه، آدرس و آمادگی پیش از ویزیت. دوم، ثبت درخواست‌هایی که کار خود منشی است، مثل درخواست نوبت یا تماس، با اسم و شماره‌ی بیمار و یک کد پیگیری. سوم، اینکه همه‌ی این‌ها در هر ساعتی انجام می‌شود؛ حتی وقتی مطب بسته است.

چرا سوال‌ها بیشتر بعد از ساعت کار می‌رسد؟

بیشتر بیمارها وقتی وقت دارند به فکر نوبت می‌افتند که خودشان سر کار نیستند؛ شب، بعد از شام، یا آخر هفته. یعنی دقیقا وقتی که مطب بسته است و کسی تلفن را جواب نمی‌دهد. نتیجه این است که بیمار یا فردا دوباره زنگ می‌زند و پشت خط شلوغ می‌ماند، یا سراغ مطب دیگری می‌رود که راحت‌تر جوابش را داده است.

چت‌بات این فاصله را پر می‌کند. بیمار شب می‌پرسد دکتر فردا هست یا نه و همان لحظه جواب می‌گیرد. اگر نوبت بخواهد، اسم و شماره‌اش ثبت می‌شود و صبح، پیش از اولین بیمار، منشی فهرست درخواست‌های شب را در پنل دارد. یعنی به‌جای ده پیام پراکنده در گوشی‌های مختلف، یک فهرست مرتب با کد پیگیری برای هر درخواست.

چت‌بات مطب با پاسخگوی خودکار تلفن و ربات پیام‌رسان چه فرقی دارد؟

خیلی از مطب‌ها پیش از این چیزهایی شبیه این داشته‌اند. پیغام‌گیر تلفنی که ساعت کار را می‌گوید، یا یک ربات در پیام‌رسان که با زدن دکمه آدرس را می‌فرستد. فرقشان با چت‌بات هوش مصنوعی در این است که فقط همان جمله‌هایی را می‌گویند که از قبل نوشته شده و بیمار باید دکمه‌ی درست را پیدا کند.

چت‌بات هوش مصنوعی جمله‌ی بیمار را می‌فهمد، هر شکلی که بپرسد. یکی می‌نویسد «فردا دکتر هستن؟» و دیگری «سه‌شنبه عصر مطب بازه؟». هر دو یک سوال است و چت‌بات در هر دو حالت از ساعت حضوری که شما نوشته‌اید جواب می‌دهد. اگر بیمار در یک پیام سه چیز بپرسد، مثلا هزینه، بیمه و آدرس، هر سه را در یک جواب می‌گیرد.

بیمارها معمولا چه می‌پرسند؟

سوال‌های مطب در هر تخصصی کمی فرق دارد، ولی تقریبا همه‌جا همین چند دسته تکرار می‌شود. ساعت و روز حضور دکتر و روزهای تعطیل. هزینه‌ی ویزیت و خدمات. بیمه‌های پایه و تکمیلی طرف قرارداد و اینکه نسخه‌ی الکترونیک می‌نویسید یا نه. آدرس، طبقه، پارکینگ و راه رسیدن. مدارکی که باید همراه بیاورند. آمادگی پیش از ویزیت یا آزمایش، مثل ناشتا بودن. و در آخر، نوبت: کی زودترین نوبت خالی است و چطور می‌شود گرفت.

جواب همه‌ی این‌ها، به‌جز نوبت‌های خالی، در چند خط اطلاعات مطب جا می‌شود. نوبت هم یا با ثبت درخواست برای منشی انجام می‌شود، یا اگر نوبت‌دهی مستقیم را وصل کنید، از تقویم خود مطب.

تابلوی مطب: چه اطلاعاتی را برای چت‌بات بنویسید

چت‌بات از صفحه‌های سایت مطب، فایل‌های PDF و سوال و جواب‌هایی که اضافه می‌کنید جواب می‌دهد. در پلن حرفه‌ای تا ۲۵۰ صفحه اطلاعات جا می‌شود که برای یک مطب خیلی بیشتر از نیاز است. مهم این است که چه چیزهایی بنویسید. پیشنهاد ما این فهرست است:

اول، ساعت حضور دکتر در هر روز هفته و روزهای تعطیل. اگر دکتر در دو مطب یا دو بیمارستان کار می‌کند، برای هر کدام جدا بنویسید. دوم، هزینه‌ی ویزیت و خدمات رایج؛ اگر هزینه با بیمه فرق می‌کند، هر دو را بنویسید. سوم، بیمه‌های پایه و تکمیلی طرف قرارداد. چهارم، آدرس دقیق با طبقه و واحد، لینک نقشه، پارکینگ و نزدیک‌ترین ایستگاه. پنجم، مدارک لازم برای ویزیت اول و ویزیت‌های بعدی. ششم، آمادگی‌ها؛ مثلا اینکه پیش از فلان آزمایش ناشتا باشند یا ده دقیقه زودتر برسند. هفتم، روال نوبت: نوبت‌ها چطور داده می‌شود، چقدر جلوتر، و لغو نوبت چطور است. هشتم، جمله‌ای که برای موارد اورژانسی می‌خواهید گفته شود؛ مثلا تماس با ۱۱۵ یا رفتن به نزدیک‌ترین اورژانس.

هر چه این اطلاعات دقیق‌تر باشد، جواب‌ها دقیق‌تر است. یعنی اگر بنویسید «بیمه داریم»، چت‌بات هم همین را می‌گوید. ولی اگر بنویسید «تامین اجتماعی و سلامت را قبول داریم؛ از تکمیلی‌ها فقط با معرفی‌نامه»، چت‌بات هم همین‌قدر دقیق جواب می‌دهد.

هر تخصص، سوال‌های خودش

فهرست بالا برای همه‌ی مطب‌ها مشترک است، ولی هر تخصص چند سوال خودش را هم دارد که بهتر است از همان اول جوابش را بنویسید.

در دندانپزشکی، بیمارها بیشتر از هر چیز هزینه‌ی خدمات را می‌پرسند؛ جرم‌گیری، عصب‌کشی، ایمپلنت یا ارتودنسی. اگر هزینه به معاینه بستگی دارد، همین را بنویسید و یک بازه‌ی تقریبی هم اگر می‌خواهید اضافه کنید. سوال دیگرشان تعداد جلسه‌ها و فاصله‌ی بین آن‌هاست، و اینکه بیمه‌ی تکمیلی کدام خدمات را پوشش می‌دهد.

در پوست و زیبایی، بیمارها می‌خواهند بدانند پیش از لیزر یا تزریق چه کارهایی نکنند و بعد از آن چه مراقبت‌هایی لازم است. این‌ها را اگر در یک فایل یا صفحه نوشته‌اید، اضافه کنید تا چت‌بات همان را بگوید. سوال دیگر، فاصله‌ی جلسه‌ها و اینکه مشاوره‌ی اول هزینه دارد یا نه.

در مطب کودکان، والدین بیشتر ساعت‌های خلوت را می‌پرسند، و اینکه برای بچه‌ی تب‌دار نوبت فوری هست یا نه. اینجا جمله‌ی اورژانسی‌تان را حتما دقیق بنویسید. در فیزیوتراپی و توانبخشی، سوال‌ها بیشتر درباره‌ی تعداد جلسه‌ها، طول هر جلسه، لباس مناسب و پوشش بیمه است. و در مطب‌های زنان و زایمان، بیمارها زیاد درباره‌ی آمادگی پیش از سونوگرافی یا آزمایش‌ها می‌پرسند.

هیچ‌کدام از این جواب‌ها را چت‌بات از خودش نمی‌سازد. یعنی هر چه برای تخصص خودتان بنویسید، همان گفته می‌شود و چیزی که ننوشته‌اید، به منشی یا پزشک سپرده می‌شود.

مرخصی، دیر رسیدن دکتر و اطلاعیه‌های موقت

بخشی از سوال‌های پرتکرار به چیزهای موقت برمی‌گردد. دکتر یک هفته در سفر است، مطب در تعطیلات نوروز چند روز بسته است، یا امروز جراحی طول کشیده و ویزیت‌ها یک ساعت دیرتر شروع می‌شود. این‌ها همان چیزهایی است که اگر جایی نوشته نشود، همه‌اش به تلفن منشی می‌رسد.

برای روزهای تعطیل، در بخش «مشتری حضوری هم دارم» تاریخ‌های تعطیل را با یک توضیح کوتاه اضافه می‌کنید؛ مثلا «تعطیلات نوروز، از ۲۹ اسفند تا ۴ فروردین». چت‌بات از آن به بعد در جواب «فردا باز هستید؟» همین را حساب می‌کند. برای اطلاعیه‌های یک‌روزه، مثل دیر رسیدن دکتر، یک سوال و جواب کوتاه در اطلاعات مطب کافی است؛ همان را که روی در مطب می‌چسبانید، در پنل هم بنویسید و بعد از تمام شدنش پاکش کنید.

ساعت حضور و سوال «الان مطب باز است؟»

در تنظیمات سفید بخشی به اسم «مشتری حضوری هم دارم» هست. روشنش می‌کنید و برای هر محل، ساعت کار هر روز هفته، روزهای تعطیل و لینک نقشه را می‌نویسید. اگر کلینیک چند شعبه دارد، هر شعبه را جدا اضافه می‌کنید. از آن به بعد وقتی بیمار می‌پرسد مطب الان باز است یا نه، یا فردا دکتر هست یا نه، چت‌بات با تاریخ و ساعت همان لحظه‌ی ایران حساب می‌کند و جواب می‌دهد، و لینک مسیریابی را هم می‌فرستد.

خط قرمزها: چت‌بات منشی است، نه پزشک

مهم‌ترین نگرانی هر پزشکی درباره‌ی چت‌بات همین است، و حق دارد. چت‌باتی که به اسم مطب حرف می‌زند، اگر یک جمله‌ی پزشکی بگوید، هم برای بیمار خطر دارد و هم برای پزشک. پس اول باید روشن باشد که چت‌بات چه چیزهایی را از خودش نمی‌گوید.

چت‌بات سفید فقط از اطلاعاتی جواب می‌دهد که خود مطب نوشته است؛ چیزی که در این اطلاعات نیست را از خودش نمی‌سازد. تشخیص بیماری، تجویز دارو، تفسیر جواب آزمایش و هر توصیه‌ی درمانی کار پزشک است و در اطلاعات مطب هم نوشته نمی‌شود. پس وقتی بیمار علامت‌هایش را می‌نویسد و می‌پرسد «یعنی چی شده؟»، چت‌بات تشخیص نمی‌دهد؛ پیشنهاد می‌کند نوبت بگیرد یا درخواست تماس ثبت می‌کند.

همین قانون درباره‌ی نوبت هم هست. تا وقتی نوبت‌دهی مستقیم به تقویم مطب وصل نشده، چت‌بات نوبتی را قطعی نمی‌کند؛ درخواست را ثبت می‌کند و می‌گوید منشی تماس می‌گیرد. یعنی بیمار هیچ‌وقت با خیال نوبت قطعی به مطبی نمی‌آید که نوبتش ثبت نشده است.

برای موارد اورژانسی هم چت‌بات همان جمله‌ای را می‌گوید که شما در اطلاعات مطب نوشته‌اید. پیشنهاد ما این است که این جمله را حتما بنویسید؛ مثلا «اگر درد شدید قفسه‌ی سینه، تنگی نفس یا خونریزی دارید، همین حالا با ۱۱۵ تماس بگیرید». چت‌بات جای اورژانس را نمی‌گیرد و نباید هم بگیرد.

نوبت‌دهی در چت چطور کار می‌کند؟

نوبت در سفید دو شکل دارد. شکل اول از همان روز اول کار می‌کند: بیمار در چت می‌گوید نوبت می‌خواهد، چت‌بات اسم و شماره و خواسته‌اش را می‌پرسد، درخواست با یک کد پیگیری ثبت می‌شود و منشی بعدا تماس می‌گیرد و نوبت را قطعی می‌کند. این برای مطب‌هایی که نوبت‌ها را دستی یا تلفنی مدیریت می‌کنند کافی است، و چیزی را در روال منشی عوض نمی‌کند؛ فقط درخواست‌ها را مرتب به دستش می‌رساند.

شکل دوم، نوبت‌دهی مستقیم است که جزو ویژگی‌های اختصاصی مطب است. اینجا چت‌بات به تقویم یا نرم‌افزار نوبت‌دهی مطب وصل می‌شود، نوبت‌های خالی را همان لحظه می‌خواند و بیمار یکی را انتخاب می‌کند. نوبت همان لحظه در تقویم مطب ثبت می‌شود و دیگر نوبتی دو بار داده نمی‌شود. اینکه این اتصال چطور انجام می‌شود، به نرم‌افزاری بستگی دارد که مطب استفاده می‌کند؛ برای همین پیش از شروع، با هم بررسی‌اش می‌کنیم.

کنار نوبت‌دهی مستقیم، چند ویژگی دیگر هم معنی پیدا می‌کند. یادآوری نوبت یک روز پیش از آن، تا نوبت‌های خالی‌مانده کمتر شود. لغو و جابه‌جایی نوبت در خود چت، تا نوبت آزادشده زودتر به نفر بعدی برسد. پرداخت بیعانه یا هزینه‌ی ویزیت با لینک پرداخت در همان گفتگو. و در کلینیک‌ها، انتخاب تخصص یا پزشک پیش از دیدن نوبت‌ها.

ویژگی‌های دیگری که مطب‌ها معمولا لازم دارند

«فرم پیش از ویزیت»: سابقه‌ی بیماری، داروهای مصرفی و دلیل مراجعه پیش از آمدن پر می‌شود و در پرونده‌ی همان نوبت می‌ماند. یعنی پزشک پیش از ورود بیمار می‌داند با چه کسی و چه مشکلی روبه‌روست و وقت ویزیت صرف پرسیدن چیزهای تکراری نمی‌شود.

«نوبت فعلی مطب»: بیمار در راه یا در خانه می‌پرسد الان نوبت چندم است و از صف همان لحظه‌ی مطب جواب می‌گیرد. این یکی از پرتکرارترین تلفن‌های روزهای شلوغ است و جوابش به اطلاعات زنده‌ی صف نیاز دارد، برای همین به سیستم مطب وصل می‌شود.

«پیگیری پس از ویزیت»: چند روز بعد از ویزیت یا عمل، چت‌بات حال بیمار را می‌پرسد. اگر سوالی داشت، برای پزشک ثبت می‌شود تا خود پزشک یا منشی جواب بدهد. چت‌بات اینجا هم توصیه‌ی درمانی نمی‌کند؛ فقط سوال را به دست درست می‌رساند.

و در آخر، «وصل به نرم‌افزار مطب». اگر مطب تقویم، نوبت‌ها یا پرونده‌ها را در نرم‌افزاری نگه می‌دارد، می‌شود چت‌بات را مستقیم به همان وصل کرد تا اطلاعات دو جا نگه داشته نشود.

منشی و چت‌بات چطور با هم کار می‌کنند؟

چت‌بات جای منشی نمی‌نشیند؛ کنار او کار می‌کند. می‌توانید منشی را هم به پنل سفید اضافه کنید تا درخواست‌های نوبت و تماس را ببیند و پیگیری کند. هر درخواست یک کد پیگیری دارد و منشی وقتی کارش تمام شد، وضعیتش را عوض می‌کند. یعنی معلوم است کدام درخواست پیگیری شده و کدام هنوز منتظر است.

یک روال ساده این است. صبح، پیش از اولین بیمار، منشی فهرست درخواست‌های شب را باز می‌کند و به هر کدام زنگ می‌زند. در طول روز هم هر چند ساعت یک بار سر می‌زند. در پایان هفته، سوال‌هایی را که چت‌بات جوابشان را نداشت در پنل می‌بیند و اطلاعات مطب را کامل می‌کند. همین سوال‌های بی‌جواب بهترین راهنماست برای اینکه چت‌بات هر هفته دقیق‌تر شود.

اطلاعات بیمارها و حریم خصوصی

اطلاعات سلامت از حساس‌ترین اطلاعات هر کسی است. پس قانون اول این است که چت‌بات فقط همان چیزی را بپرسد که برای انجام کار لازم است. برای جواب دادن به «فردا دکتر هستن؟» هیچ اطلاعات شخصی لازم نیست. برای ثبت درخواست نوبت، اسم و شماره کافی است و لازم نیست بیمار شرح بیماری‌اش را در چت بنویسد.

گفتگوهای بیمارها روی سرورهای سفید در ایران نگه داشته می‌شود و در پنل خود شما دیده می‌شود. پیشنهاد ما این است که در اطلاعات مطب هم بنویسید بیمار چه اطلاعاتی را لازم نیست در چت بفرستد، و دسترسی به پنل را فقط به کسانی بدهید که باید گفتگوها را ببینند؛ مثلا پزشک و منشی.

از کجا بفهمیم چت‌بات واقعا کمک کرده است؟

بهترین سنجش، ساده‌ترین آن است. پیش از راه‌اندازی، یک هفته تعداد تلفن‌ها و موضوعشان را کنار تلفن مطب یادداشت کنید. بعد از راه‌اندازی، همین کار را یک هفته‌ی دیگر تکرار کنید. اگر تلفن‌های «دکتر فردا هست؟» و «هزینه‌ی ویزیت چقدره؟» کمتر شده، چت‌بات کارش را درست کرده است.

در پنل سفید هم می‌بینید چند گفتگو انجام شده، بیمارها چه چیزهایی پرسیده‌اند، چند درخواست نوبت ثبت شده و کدام سوال‌ها بی‌جواب مانده است. یک عدد دیگر هم مهم است: چند درخواست نوبت در ساعت‌هایی ثبت شده که مطب بسته بوده. این‌ها بیمارهایی هستند که بدون چت‌بات احتمالا فردا زنگ نمی‌زدند.

اشتباه‌های رایج در راه‌اندازی چت‌بات مطب

اشتباه اول، اطلاعات ناقص است. وقتی ساعت حضور، هزینه یا بیمه نوشته نشده باشد، چت‌بات هم نمی‌تواند جواب بدهد و بیمار دوباره به تلفن برمی‌گردد. پیش از روشن کردن چت‌بات، فهرست بالا را کامل کنید.

اشتباه دوم، اطلاعات کهنه است. اگر دکتر یک هفته مرخصی است یا هزینه‌ی ویزیت عوض شده، باید در اطلاعات مطب هم عوض شود. یک روال ساده بگذارید که هر تغییری روی تابلوی مطب، همان روز در پنل هم نوشته شود.

اشتباه سوم، انتظار کار پزشک از چت‌بات است. چت‌بات قرار نیست درباره‌ی علائم یا داروها مشاوره بدهد. اگر بیمارهای شما زیاد سوال پزشکی دارند، راه درست این است که چت‌بات ساعت‌های مشاوره‌ی تلفنی را بگوید یا درخواست تماس ثبت کند.

اشتباه چهارم، پنهان کردن چت‌بات است. اگر بیمار نداند می‌تواند در چت بپرسد، باز هم زنگ می‌زند. کنار شماره‌ی تلفن مطب در سایت بنویسید که برای ساعت حضور، هزینه و درخواست نوبت، در چت هم می‌توانند بپرسند.

چت‌بات مطب را در سفید چطور راه بیندازیم؟

راه‌اندازی کارهای روز اول برنامه‌نویس نمی‌خواهد. اول با شماره‌ی موبایل‌تان در سفید ثبت‌نام می‌کنید. پلن رایگان هر ماه ۵۰ جواب دارد که برای امتحان کردن کافی است. بعد آدرس سایت مطب را می‌دهید تا سفید صفحه‌های سایت را بخواند.

قدم بعد، اطلاعات مطب است؛ همان فهرستی که بالاتر گفتیم، به شکل سوال و جواب یا یک فایل. بعد در تنظیمات، «مشتری حضوری هم دارم» را روشن می‌کنید و ساعت حضور و آدرس هر مطب یا شعبه را می‌نویسید. اگر منشی هم باید درخواست‌ها را ببیند، او را به پنل اضافه می‌کنید.

در آخر، کد کوچک ویجت را روی سایت مطب می‌گذارید؛ در وردپرس همین کار را افزونه‌ی سفید انجام می‌دهد. پیش از اینکه به بیمارها بگویید، خودتان ده سوالی را که منشی هر روز پشت تلفن می‌شنود از چت‌بات بپرسید و جواب‌ها را ببینید. هر جا جواب کامل نبود، همان بخش از اطلاعات را کامل کنید.

اولین جمله‌ی چت‌بات و دکمه‌های پیشنهادی

وقتی بیمار چت را باز می‌کند، اولین جمله‌ای که می‌بیند مهم است، چون به او می‌گوید اینجا چه کاری می‌شود کرد. این جمله را کوتاه بنویسید و از همان کارهایی بگویید که بیمارها بیشتر می‌خواهند؛ مثلا «ساعت حضور دکتر، هزینه‌ی ویزیت یا درخواست نوبت را از من بپرسید». زیرش هم چند دکمه‌ی پیشنهادی می‌آید که بیمار با یک لمس همان سوال را بپرسد. یعنی بیماری که حوصله‌ی نوشتن ندارد، یا نود سال دارد و تایپ برایش سخت است، با یک لمس جوابش را می‌گیرد.

هزینه‌ی چت‌بات مطب از چه تشکیل می‌شود؟

کارهای روز اول، یعنی جواب از اطلاعات مطب، ساعت حضور و آدرس، و ثبت درخواست نوبت و تماس، همان پلن‌های عادی سفید است و قیمت هر پلن در صفحه‌ی قیمت‌ها روشن نوشته شده است. هر پلن تعدادی جواب در ماه دارد؛ پیام بیمار و ثبت درخواست هزینه‌ای ندارد و فقط جواب‌های چت‌بات از اعتبار پلن کم می‌شود.

ویژگی‌های اختصاصی، مثل نوبت‌دهی مستقیم، یادآوری نوبت یا وصل شدن به نرم‌افزار مطب، برای هر مطب جدا ساخته می‌شود. هزینه‌شان به این بستگی دارد که کدام ویژگی‌ها را می‌خواهید و نرم‌افزار مطب‌تان چطور ساخته شده است. برای همین اول با هم صحبت می‌کنیم، سایت مطب را با هم می‌بینیم و هزینه‌ی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب می‌گوییم.

سوال‌های پرتکرار درباره‌ی چت‌بات مطب

مطب ما سایت ندارد؛ باز هم می‌شود چت‌بات داشت؟ چت‌بات سفید روی سایت خود مطب نصب می‌شود؛ پس اول به سایت نیاز دارید. اگر سایت دارید، با هر سیستمی ساخته شده باشد کار می‌کند؛ وردپرس یا سایتی که برنامه‌نویس خودتان ساخته است.

چت‌بات به بیمار مشاوره‌ی پزشکی می‌دهد؟ نه. تشخیص، دارو و هر توصیه‌ی درمانی کار پزشک است. چت‌بات فقط از اطلاعات مطب جواب می‌دهد و برای بقیه، درخواست نوبت یا تماس ثبت می‌کند.

اگر بیمار نوبت فوری بخواهد چه؟ اگر نوبت‌دهی مستقیم وصل نیست، چت‌بات درخواست را با توضیح «فوری» ثبت می‌کند تا منشی زودتر تماس بگیرد. برای موارد اورژانسی هم همان جمله‌ای را می‌گوید که شما نوشته‌اید.

کلینیک ما چند پزشک دارد؛ چت‌بات قاطی نمی‌کند؟ ساعت حضور و خدمات هر پزشک را جدا بنویسید. چت‌بات وقتی بیمار اسم پزشک یا تخصص را می‌گوید، از اطلاعات همان پزشک جواب می‌دهد. برای نوبت‌دهی مستقیم چند پزشک هم ویژگی اختصاصی «چند پزشک، چند شعبه» هست.

اگر چت‌بات اشتباه جواب بدهد چه؟ جواب‌های چت‌بات از اطلاعات خود شماست. اگر جوابی اشتباه بود، معمولا یعنی اطلاعات آن بخش ناقص یا قدیمی است؛ آن را در پنل اصلاح می‌کنید و از همان لحظه جواب درست می‌شود. همه‌ی گفتگوها هم در پنل هست تا ببینید چه پرسیده شده و چه جوابی داده شده است.

چقدر طول می‌کشد تا راه بیفتد؟ کارهای روز اول را خودتان همان روزی که ثبت‌نام می‌کنید راه می‌اندازید. زمان ویژگی‌های اختصاصی بعد از بررسی سایت و نرم‌افزار مطب، همراه با هزینه گفته می‌شود.