برای هتل‌ها و هتل‌آپارتمان‌ها
مهمانی که سوالش بیجواب بماند، از جای دیگری رزرو میکند؛ چتبات همان لحظه از اتاق‌های خود هتل جواب میدهد.
اتصال به سامانهی رزرو، پرداخت بیعانه، چند زبان برای مهمان خارجی و ویژگیهای دیگر را هم تلفنی با هم هماهنگ می‌کنیم.
چتبات سفید روی سایت هتل، از اتاق‌ها، قیمتها و قانون‌هایی که خود شما نوشته‌اید جواب میدهد و درخواست رزرو را مستقیم برای پذیرش ثبت میکند. مثلا:
«برای ۳ شب از پنجشنبه، یه اتاق دوتخته با صبحانه دارید؟»
«اتاق دوتخته‌ی ما شبی ۴ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان است و صبحانه‌ی بوفه همراهش است. درخواست رزرو را با همین تاریخ‌ها برای پذیرش ثبت می‌کنم تا خالی بودن اتاق را تایید کنند.»
مهمان در چهار لحظه سوال دارد، و فقط یکی‌اش ساعت کار پذیرش است.
پیش از رزرو، پیش از رسیدن، وقت اقامت و روز رفتن. بیشتر این سوال‌ها جواب نوشته‌شده دارد. مثلا:
- پیش از رزرو
- «صبحانه داره؟»
- «پارکینگ دارید؟»
- «تا حرم چقدر راهه؟»
- پیش از رسیدن
- «ساعت تحویل اتاق کیه؟»
- «زودتر برسیم چی؟»
- «مدارک چی لازمه؟»
- وقت اقامت
- «رمز وای‌فای؟»
- «رستوران تا کی بازه؟»
- «ترانسفر فرودگاه دارید؟»
- روز رفتن
- «تا کی باید اتاق رو تحویل بدیم؟»
- «چمدون رو نگه می‌دارید؟»
- «فاکتور می‌دید؟»
این کارها از همان روز اول انجام میشود.
راهنمای هتل
- اتاق‌ها و قیمت‌هاهر نوع اتاق با ظرفیت، امکانات، عکس و قیمت هر شب؛ با یک فایل اکسل یا از صفحه‌های سایت.
- قانون‌ها و امکاناتساعت تحویل و تخلیه، صبحانه، پارکینگ، رستوران، استخر، مدارک لازم و شرایط لغو.
- اطراف هتلفاصله تا جاهای دیدنی، فرودگاه و ایستگاه، از چیزی که خود هتل نوشته.
- درخواست رزروتاریخ ورود و خروج، تعداد نفر، نوع اتاق و شماره‌ی مهمان، با یک کد پیگیری برای پذیرش ثبت میشود.
این‌ها همان پلنهای عادی سفید است. پلن‌ها و قیمتها را ببینید، یا همین حالا رایگان شروع کنید.
اتاقی را که خالی بودنش معلوم نیست، قول نمی‌دهد.
چتبات فقط از اتاق‌ها و قانون‌هایی که خود هتل نوشته جواب میدهد. یعنی این‌ها را از خودش نمی‌گوید:
اتاق برای شما رزرو شد.تا پذیرش تایید نکرده، رزرو را قطعی نمی‌گوید؛ درخواست را ثبت میکند.برای شما ۲۰ درصد تخفیف می‌گذارم.تخفیفی را که هتل تعریف نکرده، از خودش نمی‌دهد.لغو رزرو هزینه‌ای ندارد.شرایط لغو را همان‌طور که هتل نوشته میگوید، نه آسان‌تر.شماره‌ی کارت‌تان را بفرستید.اطلاعات کارت بانکی در چت نمی‌خواهد؛ پرداخت فقط از درگاه.
ویژگیهای اختصاصی هتل
این‌ها برای هر هتل جدا ساخته میشود و به سایت و سامانه‌های خود شما وصل میشود. هر کدام را خواستید، تماس بگیرید تا با هم صحبت کنیم.
- اتاق خالی، همان لحظهبه سامانهی رزرو هتل وصل میشود و خالی بودن اتاق هر شب را همان لحظه میگوید.
- بیعانه و پرداختبیعانه یا کل مبلغ را با لینک درگاه هتل در چت می‌گیرد و رزرو قطعی میشود.
- چند زبانبه مهمان خارجی، مثلا عرب‌زبان یا انگلیسی‌زبان، به زبان خودش جواب میدهد.
- قیمت فصلیقیمت هر شب را از جدول فصلی و تعطیلات هتل حساب میکند.
- ترانسفر و تورترانسفر فرودگاه و تورهای شهری هتل را معرفی و ثبت میکند.
- پیام پیش از رسیدنیک روز پیش از ورود، ساعت تحویل، آدرس و مدارک لازم را برای مهمان می‌فرستد.
- سفارش اتاقمهمان در اتاق، غذا، حوله‌ی اضافه یا نظافت را از چت درخواست میکند.
- رزرو گروهی و سازمانیدرخواست چند اتاق برای کاروان یا همایش را با جزئیات برای فروش هتل ثبت میکند.
- نظر بعد از اقامتبعد از رفتن، نظر مهمان را می‌پرسد و برای مدیر هتل ثبت میکند.
کدام‌یک به کار هتل شما می‌آید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با هم صحبت می‌کنیم.
بعد از اینکه شماره‌تان را گذاشتید:
- با شما تماس می‌گیریم و سایت هتل را با هم می‌بینیم.
- میگوییم کدام کارها از همان روز اول روشن میشود و کدام ویژگی اختصاصی به کار شما می‌آید.
- هزینهی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب برایتان می‌فرستیم.
اگر فقط کارهای روز اول را میخواهید، همین حالا رایگان شروع کنید؛ هر ماه ۵۰ جواب رایگان دارید.
چند سوال
چتبات اتاق را رزرو قطعی میکند؟
در کارهای روز اول، درخواست رزرو را با همهی جزئیات برای پذیرش ثبت میکند و پذیرش تایید میکند. رزرو قطعی در چت، با اتصال به سامانهی رزرو هتل، از ویژگیهای اختصاصی است.
قیمتها در فصلهای مختلف فرق دارد؛ چه میشود؟
قیمتها را میشود با جدول فصلی اضافه کرد. اگر قیمت آن شبها را ننوشته باشید، چتبات حدس نمیزند و درخواست را برای پذیرش ثبت میکند.
مهمان خارجی هم میتواند بپرسد؟
بله. چتبات به زبانی که مهمان مینویسد جواب میدهد، از همان اطلاعات هتل.
هزینهاش چقدر است؟
کارهای روز اول همان پلنهای عادی سفید است و قیمتهایشان در صفحهی قیمتها هست. هزینهی ویژگیهای اختصاصی به کاری که میخواهید و سامانهی رزرو هتلتان بستگی دارد؛ بعد از تماس، پیش از شروع، مکتوب میگوییم.
اگر چتبات جواب سوالی را نداند؟
میگوید نمیداند و درخواست را برای شما ثبت میکند. سوالهای بیجواب را هم در پنل میبینید تا اطلاعات هتل را کامل کنید.
سوالی دارید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما تماس می‌گیریم.
با شما تماس می‌گیریم
میخواهید چتبات هتل شما چه کارهایی بکند؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما تماس می‌گیریم و با هم صحبت می‌کنیم.
بیشتر
چتبات هتل: جواب شبانه‌روزی به مهمان و رزرو مستقیم از سایت خود هتل با هوش مصنوعی
چتبات هتل یعنی چت‌باتی روی سایت خود هتل که از اتاق‌ها، قیمتها، امکانات و قانون‌هایی که هتل نوشته، به سوالهای مهمان جواب میدهد و درخواست رزرو را مستقیم برای پذیرش ثبت میکند. مهمانی که شب، پیش از رزرو، می‌خواهد بداند صبحانه همراه است یا نه، پارکینگ دارد یا نه و تا حرم یا ساحل چقدر راه است، همان لحظه جواب می‌گیرد. در این مقاله میگوییم چنین چت‌باتی در یک هتل دقیقا چه کاری میکند، چرا برای رزرو مستقیم مهم است، چه چیزهایی را هرگز قول نمی‌دهد، چه ویژگی‌هایی را میشود برای هر هتل جدا ساخت، و چطور قدم‌به‌قدم آن را در سفید راه بیندازید.
رزرو مستقیم: مهمانی که در سایت خود هتل می‌ماند
اگر جستجوهای مردم درباره‌ی هتل را نگاه کنید، یک عبارت زیاد تکرار میشود: «رزرو مستقیم هتل». مهمان‌ها دنبال راهی هستند که بی واسطه از خود هتل رزرو کنند؛ بعضی چون فکر می‌کنند ارزان‌تر است، بعضی چون می‌خواهند با خود هتل حرف بزنند و مطمئن شوند. هتل هم رزرو مستقیم را ترجیح میدهد، چون رابطه با مهمان مال خودش می‌ماند و واسطه‌ای در کار نیست.
ولی یک مشکل ساده خیلی از رزروهای مستقیم را از بین می‌برد: مهمان در سایت هتل سوالی دارد و کسی جواب نمی‌دهد. شماره‌ی تلفن پذیرش ساعت یازده شب اشغال است، فرم تماس جوابش فردا می‌آید، و مهمان همان شب از یک سایت رزرو دیگر، جایی که همهی اطلاعات جلوی چشمش است، رزرو میکند.
چتبات این فاصله را پر میکند. مهمان سوالش را در سایت خود هتل می‌پرسد و همان لحظه، از اطلاعات خود هتل، جواب می‌گیرد. اگر آماده‌ی رزرو بود، درخواستش با همهی جزئیات برای پذیرش ثبت میشود. یعنی مهمان در سایت خود هتل می‌ماند.
مهمان در چهار لحظه سوال دارد
سوالهای مهمان یک هتل به چهار لحظه تقسیم میشود، و فقط بخشی از آن‌ها در ساعت‌هایی پرسیده میشود که پذیرش وقت جواب دادن دارد.
پیش از رزرو، مهمان می‌خواهد مطمئن شود این هتل به کارش می‌آید. صبحانه دارد؟ پارکینگ دارد؟ اتاق سه‌تخته دارد؟ تا حرم یا ساحل یا مرکز شهر چقدر راه است؟ برای بچه‌ی کوچک تخت اضافه می‌دهید؟ قیمت هر شب چقدر است؟ این‌ها سوال‌هایی است که تصمیم رزرو به آن‌ها بستگی دارد، و معمولا شبها پرسیده میشود؛ وقتی خانواده دور هم نشسته و برای سفر برنامه می‌ریزد.
پیش از رسیدن، مهمان می‌خواهد سفرش را برنامه‌ریزی کند. ساعت تحویل اتاق کی است؟ اگر زودتر برسیم چه؟ چه مدارکی لازم است؟ از فرودگاه چطور بیاییم؟ ترانسفر دارید؟
وقت اقامت، سوال‌ها کوچک‌تر و فوری‌تر است. رمز وای‌فای چیست؟ رستوران تا کی باز است؟ استخر چه ساعتی برای خانم‌هاست؟ داروخانه‌ی نزدیک کجاست؟
و روز رفتن، مهمان می‌خواهد بداند تا کی باید اتاق را تحویل بدهد، چمدانش را میشود چند ساعت نگه داشت یا نه، و فاکتور رسمی می‌گیرد یا نه.
همهی این‌ها جواب مشخصی دارد که هتل یک بار نوشته است. چتبات همان را، در هر ساعتی و به هر تعداد مهمان، همزمان میگوید؛ و پذیرش برای کارهایی می‌ماند که واقعا حضور آدم لازم دارد.
چتبات از کجا جواب میدهد؟
چتبات سفید از سه جا جواب میدهد. اول صفحه‌های سایت هتل: معرفی اتاق‌ها، امکانات، رستوران و هر صفحه‌ای که دارید. دوم فهرست اتاق‌ها، که مثل محصول در سفید اضافه میشود: هر نوع اتاق با ظرفیت، امکانات، عکس و قیمت هر شب. ساده‌ترین راه، یک فایل اکسل است. سوم اطلاعاتی که مستقیم در پنل می‌نویسید: ساعت تحویل و تخلیه، مدارک لازم، شرایط لغو، شرایط بچه‌ها و تخت اضافه، و فاصله تا جاهای مهم شهر. در پلن حرفه‌ای تا ۲۵۰ صفحه اطلاعات جا میشود.
پیشنهاد ما این است که برای هر نوع اتاق دقیق بنویسید: چند نفر جا دارد، چند تخت و چه نوع تختی، رو به کجاست، حمام و سرویس دارد یا مشترک است، صبحانه همراهش است یا نه، و قیمت هر شب. هر چه این اطلاعات دقیق‌تر باشد، جواب‌ها دقیق‌تر است و مهمان کمتر غافلگیر میشود.
خالی بودن اتاق: مهم‌ترین مرز
یک سوال هست که در کارهای روز اول، چتبات نمی‌تواند قطعی جوابش را بدهد: «فلان شب اتاق خالی دارید؟». خالی بودن اتاق هر لحظه عوض میشود و در سامانهی رزرو هتل است، نه در صفحه‌های سایت. اگر چتبات به این سوال از خودش «بله» بگوید و اتاق پر باشد، مهمانی که برنامه‌ی سفرش را چیده، روز ورود دست خالی می‌ماند؛ و این از بدترین تجربه‌هایی است که یک هتل میتواند به مهمان بدهد.
برای همین، چتبات در کارهای روز اول، اطلاعات اتاق و قیمت را میگوید و درخواست رزرو را با تاریخ ورود و خروج، تعداد نفر، نوع اتاق و شماره‌ی مهمان برای پذیرش ثبت میکند. پذیرش خالی بودن را بررسی و رزرو را تایید میکند. به مهمان هم صاف گفته میشود که رزرو پس از تایید پذیرش قطعی است.
اگر هتل بخواهد خالی بودن اتاق همان لحظه در چت گفته شود و رزرو همان‌جا قطعی شود، ویژگی اختصاصی «اتاق خالی، همان لحظه» چتبات را به سامانهی رزرو هتل وصل میکند.
چیزهایی که چتبات هرگز نمی‌گوید
اول، رزرو را تا پذیرش تایید نکرده، قطعی نمی‌گوید. «اتاق برای شما رزرو شد» فقط وقتی گفته میشود که واقعا رزرو شده باشد.
دوم، تخفیفی را که هتل تعریف نکرده، از خودش نمی‌دهد. اگر هتل تخفیف اقامت طولانی یا تخفیف فصلی دارد، آن را در اطلاعات هتل بنویسید تا چتبات بگوید؛ وگرنه چتبات چیزی از خودش نمی‌سازد.
سوم، شرایط لغو را آسان‌تر از آنچه هست نمی‌گوید. مهمانی که فکر کرده لغو رایگان است و بعد جریمه شده، از هتل دلخور میشود. چتبات شرایط لغو را دقیقا همان‌طور که هتل نوشته میگوید.
چهارم، اطلاعات کارت بانکی در چت نمی‌خواهد. پرداخت فقط از درگاه پرداخت هتل انجام میشود.
قیمت فصلی و تعطیلات
قیمت اتاق هتل در فصلهای مختلف و تعطیلات فرق میکند. نوروز، تابستان، تعطیلات رسمی و مناسبت‌های مذهبی، هر کدام قیمت خودشان را دارند. اگر جدول قیمت فصلی را به چتبات بدهید، قیمت هر شب را درست میگوید. اگر قیمت آن شبها را ننوشته باشید، چتبات حدس نمیزند؛ میگوید قیمت دقیق آن شبها را پذیرش تایید میکند و درخواست را ثبت میکند. این بهتر از گفتن قیمتی است که روز ورود عوض شود.
مهمان خارجی
خیلی از هتل‌ها، به‌خصوص در مشهد، قم، شیراز، اصفهان، کیش و تهران، مهمان خارجی هم دارند؛ مثلا زائران عرب‌زبان یا گردشگران انگلیسی‌زبان. برای این مهمان‌ها پیدا کردن کسی که به زبانشان جواب بدهد سخت است، به‌خصوص پیش از رزرو و شبها. چتبات به زبانی که مهمان مینویسد جواب میدهد، از همان اطلاعات هتل. این برای هتل‌هایی که مهمان خارجی زیاد دارند، یکی از باارزش‌ترین کارهای چتبات است.
چند نمونه گفتگو
نمونه‌ی اول، یک خانواده‌ی چهارنفره: «برای ۵ شب از ۱۵ تیر، اتاق برای ۲ بزرگسال و ۲ بچه دارید؟ بچه‌ها ۶ و ۱۰ ساله‌اند.» چتبات اتاق‌هایی را که برای چهار نفر مناسب است میگوید، شرایط بچه‌ها را از قانون‌های هتل توضیح میدهد، قیمت هر شب را میگوید و درخواست رزرو را با همین جزئیات برای پذیرش ثبت میکند.
نمونه‌ی دوم، یک زائر: «هتل‌تون تا حرم چقدر راهه؟ پیاده می‌شه رفت؟» چتبات فاصله را از چیزی که هتل نوشته میگوید، و اگر هتل سرویس رفت‌وآمد دارد، آن را هم معرفی میکند.
نمونه‌ی سوم، مهمانی که ساعت شش صبح می‌رسد: «پرواز ما صبح زود می‌رسه؛ می‌تونیم زودتر بیایم تو اتاق؟» چتبات ساعت تحویل اتاق و شرایط ورود زودتر را از قانون‌های هتل میگوید، و اگر هتل جایی برای نگه داشتن چمدان دارد، آن را هم میگوید.
نمونه‌ی چهارم، مهمانی که در اتاق است: «رستوران تا کی بازه؟ شام رو می‌شه تو اتاق آورد؟» چتبات ساعت رستوران را میگوید و اگر سرویس اتاق دارید، روال سفارشش را توضیح میدهد.
نمونه‌ی پنجم، یک شرکت: «برای همایش، ۲۰ اتاق برای ۲ شب می‌خوایم.» چتبات این را یک درخواست گروهی می‌شناسد، جزئیات را می‌پرسد و برای مسئول فروش هتل ثبت میکند؛ قیمت گروهی را از خودش نمی‌سازد.
پذیرش، با کار کمتر و آرامش بیشتر
پذیرش هتل شلوغ‌ترین جای هتل است. همزمان مهمانی را تحویل می‌گیرد، تلفن جواب میدهد، به سوال مهمانی که از آسانسور آمده جواب میدهد و صورت‌حساب مهمان دیگری را می‌بندد. هر تماسی که فقط برای پرسیدن ساعت صبحانه یا رمز وای‌فای گرفته میشود، این شلوغی را بیشتر میکند.
چتبات بخش زیادی از این سوال‌ها را از دوش پذیرش برمی‌دارد. مهمان پیش از رسیدن و وقت اقامت جواب سوالهای کوچکش را در چت می‌گیرد، و پذیرش وقت بیشتری برای مهمانی دارد که جلویش ایستاده. درخواست‌های رزرو هم با همهی جزئیات در پنل ثبت میشود و پذیرش در فرصت مناسب آن‌ها را تایید میکند.
نوروز و تعطیلات: وقتی همه با هم می‌پرسند
چند هفته پیش از نوروز، تابستان و تعطیلات طولانی، پیام‌ها و تماس‌های هتل چند برابر میشود. همه می‌خواهند بدانند اتاق هست یا نه، قیمت آن روزها چقدر است و چطور رزرو کنند. در همین روزها، پذیرش هتل هم شلوغ‌ترین روزهایش را دارد، و خیلی از تماس‌ها بیجواب می‌ماند.
چتبات در این روزها بیشترین کمک را میکند. همزمان به هر تعداد مهمان جواب میدهد، قیمت تعطیلات را از جدول فصلی میگوید و درخواست‌های رزرو را مرتب و کامل در پنل ثبت میکند. پذیرش به جای اینکه تلفن به تلفن همان جواب‌ها را تکرار کند، درخواست‌های ثبت‌شده را یکی‌یکی بررسی و تایید میکند. پیشنهاد ما این است که چند هفته پیش از هر فصل شلوغ، قیمتها و شرایط آن روزها را در اطلاعات هتل بنویسید، تا وقتی موج سوال‌ها رسید، چتبات آماده باشد.
رستوران، استخر و خدمات دیگر هتل
خیلی از هتل‌ها فقط اتاق نمی‌فروشند؛ رستوران، کافی‌شاپ، استخر، سالن ورزش، سالن همایش و تالار هم دارند، که بعضی‌شان برای مهمان‌های بیرون از هتل هم باز است. سوالهای این بخش‌ها هم کم نیست: رستوران برای شام میز رزرو میکند؟ استخر برای کسی که مهمان هتل نیست هم باز است؟ سالن همایش چند نفر جا دارد؟ منوی رستوران چیست؟
اگر برای هر کدام از این بخش‌ها یک توضیح کوتاه بنویسید، با ساعت کار، قیمت و شرایط استفاده، چتبات به همهی این سوال‌ها هم جواب میدهد. این بخش‌ها می‌توانند درآمد قابل توجهی برای هتل بیاورند، و کسی که یک بار برای شام به رستوران هتل آمده، شاید سفر بعدی‌اش را هم در همان هتل رزرو کند.
وقتی مهمان در اقامت ناراضی است
گاهی مهمان در اتاق مشکلی دارد: کولر کار نمی‌کند، آب گرم نیست، صدای اتاق کناری زیاد است. خیلی از مهمان‌ها رویشان نمی‌شود برای این چیزها به پذیرش زنگ بزنند، یا ساعت دیروقت است و نمی‌خواهند مزاحم شوند؛ پس تحمل می‌کنند و بعد، جای دیگری، از هتل بد می‌گویند.
اگر چتبات در اقامت هم کنار مهمان باشد، مثلا با یک کد کوچک روی کارت اتاق که چت را باز میکند، مهمان راحت‌تر مشکلش را میگوید. چتبات مشکل را با شماره‌ی اتاق ثبت میکند و به بخش مربوط می‌رساند. یعنی هتل پیش از اینکه دیر شود، از مشکل خبردار میشود و فرصت درست کردنش را دارد. با ویژگی اختصاصی «سفارش اتاق»، این درخواست‌ها مستقیم به خانه‌داری یا تاسیسات هتل می‌رسد.
هتل بزرگ و هتل کوچک
چتبات برای یک هتل کوچک با بیست اتاق و برای یک هتل بزرگ با چند صد اتاق، دو کار کمی متفاوت میکند. در هتل کوچک، معمولا یک نفر هم پذیرش است، هم تلفن جواب میدهد، هم رزروها را مدیریت میکند؛ برای او مهم‌ترین فایده‌ی چتبات، شب‌هاست که دیگر لازم نیست برای هر سوال بیدار بماند. در هتل بزرگ، پیام‌ها خیلی بیشتر است و مهمان‌ها متنوع‌ترند؛ برای او مهم‌ترین فایده، جواب دادن همزمان به ده‌ها مهمان و رساندن درخواست‌های گروهی به بخش فروش است.
کاروان‌ها، آژانس‌ها و مهمان سازمانی
بخشی از مهمان‌های هتل تک‌نفره یا خانوادگی نمی‌آیند: کاروان‌های زیارتی، تورهای آژانس‌ها، تیم‌های ورزشی، شرکت‌هایی که برای کارمندانشان اتاق می‌گیرند و برگزارکنندگان همایش. این درخواست‌ها بزرگ‌اند و ارزشمند، ولی جزئیات زیادی دارند: چند اتاق، چند شب، چه وعده‌هایی، سالن لازم است یا نه، فاکتور به نام شرکت می‌خواهند یا نه.
چتبات این درخواست‌ها را از درخواست‌های عادی جدا می‌شناسد. به جای اینکه قیمت یک اتاق را بگوید، جزئیات لازم را می‌پرسد و درخواست را با همهی آن‌ها برای مسئول فروش هتل ثبت میکند. قیمت گروهی را از خودش نمی‌سازد، چون این قیمت معمولا با مذاکره تعیین میشود. مسئول فروش با یک درخواست کامل تماس می‌گیرد و لازم نیست چند بار برگردد و بپرسد.
هتل و اقامتگاه: فرقشان در چتبات
اگر یک اقامتگاه بوم‌گردی یا ویلای اجاره‌ای دارید، نه هتل، صفحهی جدای چتبات اقامتگاه را در سفید ببینید. فرق اصلی این است که اقامتگاه معمولا چند اتاق یا یک خانه است و میزبان خودش با مهمان در تماس است، ولی هتل پذیرش، رستوران، خدمات اتاق و مهمان‌های گروهی دارد. چتبات هتل برای همین ساخته شده است.
ویژگیهای اختصاصی هتل
کارهای روز اول، یعنی جواب از اتاق‌ها، قیمتها، قانون‌ها و اطراف هتل و ثبت درخواست رزرو، همان پلنهای عادی سفید است. ولی هر هتل کارهای خاص خودش را هم دارد که برایش جدا ساخته میشود.
اتاق خالی، همان لحظه. چتبات به سامانهی رزرو هتل وصل میشود و خالی بودن اتاق هر شب را همان لحظه میگوید.
بیعانه و پرداخت. بیعانه یا کل مبلغ را با لینک درگاه هتل در چت می‌گیرد و رزرو قطعی میشود.
چند زبان. به مهمان خارجی، به زبان خودش جواب میدهد.
قیمت فصلی. قیمت هر شب را از جدول فصلی و تعطیلات هتل حساب میکند.
ترانسفر و تور. ترانسفر فرودگاه و تورهای شهری هتل را معرفی و ثبت میکند.
پیام پیش از رسیدن. یک روز پیش از ورود، ساعت تحویل، آدرس و مدارک لازم را برای مهمان می‌فرستد.
سفارش اتاق. مهمان در اتاق، غذا، حوله‌ی اضافه یا نظافت را از چت درخواست میکند و درخواست به بخش مربوط می‌رسد.
رزرو گروهی و سازمانی. درخواست چند اتاق برای کاروان، همایش یا شرکت را با جزئیات برای فروش هتل ثبت میکند.
نظر بعد از اقامت. بعد از رفتن، نظر مهمان را می‌پرسد و برای مدیر هتل ثبت میکند؛ هم برای بهتر شدن کار و هم برای اینکه مهمان ناراضی پیش از اینکه جای دیگری بنویسد، با خود هتل حرف بزند.
مهمانی که دوباره برمی‌گردد
مهمانی که یک بار از سایت خود هتل رزرو کرده و تجربه‌ی خوبی داشته، سفر بعدی هم سراغ همان سایت می‌آید. چتبات این رابطه را نگه می‌دارد: مهمان می‌داند در سایت هتل همیشه کسی جوابش را میدهد، چه پیش از سفر و چه در اقامت. اگر هتل برای مهمان‌های قدیمی تخفیف یا امتیازی دارد، آن را در اطلاعات هتل بنویسید تا چتبات وقتی مهمانی گفت قبلا آمده، همان را بگوید.
اطلاعات مهمان و حریم خصوصی
چتبات فقط همان‌قدر می‌پرسد که برای ثبت درخواست رزرو لازم است: تاریخ‌ها، تعداد نفر، نوع اتاق و شماره‌ی تماس. نه تصویر کارت ملی می‌خواهد، نه اطلاعات کارت بانکی. مدارک هویتی را مهمان هنگام ورود به پذیرش نشان میدهد، همان روالی که هتل همیشه داشته. گفتگوها روی سرورهای سفید در ایران نگه داشته میشود و فقط در پنل خود هتل دیده میشود.
از کجا بفهمیم چتبات کمک کرده است؟
در پنل سفید میبینید چند مهمان پرسیده‌اند، چند درخواست رزرو ثبت شده، و چند تای آن‌ها شب یا بیرون از ساعت شلوغ پذیرش بوده. اگر درخواست‌های رزرو مستقیم از سایت بیشتر شده و تماس‌های تلفنی برای سوالهای ساده کمتر، چتبات کارش را درست کرده است. سوالهای بیجواب هم نشان میدهد کدام اطلاعات هتل را باید کامل کنید.
اشتباه‌های رایج در راه‌اندازی چتبات هتل
اشتباه اول، قیمت‌های کهنه است. هتلی که قیمت فصل قبل را در سایت گذاشته، به چتبات هم قیمت فصل قبل را داده است. هر بار قیمتها عوض شد، فایل اتاق‌ها را به‌روز کنید.
اشتباه دوم، شرایط مبهم لغو است. «لغو طبق قوانین هتل» برای مهمان معنی ندارد. بنویسید تا چند روز پیش از ورود رایگان است و بعد از آن چقدر کسر میشود.
اشتباه سوم، دیر تایید کردن درخواست‌هاست. چتبات درخواست را ثبت میکند، ولی تایید با پذیرش است. درخواستی که یک روز بیجواب بماند، مهمانی است که از جای دیگری رزرو کرده. یک نفر را مسئول دیدن درخواست‌ها در چند نوبت در روز کنید.
اشتباه چهارم، ننوشتن فاصله‌ها و راه‌ها است. «نزدیک حرم» یا «نزدیک دریا» کافی نیست؛ بنویسید چند دقیقه پیاده یا با ماشین.
اولین جمله‌ی چتبات
وقتی مهمان چت را باز میکند، اولین جمله باید بگوید اینجا چه کاری میشود کرد. برای هتل، چیزی مثل «درباره‌ی اتاق‌ها، قیمتها و امکانات هتل بپرسید، یا درخواست رزرو ثبت کنید» کافی است. زیرش چند دکمه‌ی پیشنهادی مثل «اتاق‌ها و قیمتها»، «ساعت تحویل اتاق» و «درخواست رزرو» می‌آید.
چتبات هتل را در سفید چطور راه بیندازیم؟
راه‌اندازی کارهای روز اول برنامه‌نویس نمی‌خواهد. اول با شماره‌ی موبایل‌تان در سفید ثبت‌نام می‌کنید؛ پلن رایگان هر ماه ۵۰ جواب دارد که برای امتحان کافی است. بعد آدرس سایت هتل را می‌دهید تا سفید صفحه‌ها را بخواند. بعد فهرست اتاق‌ها را با فایل اکسل اضافه می‌کنید. بعد اطلاعات هتل را می‌نویسید: قانون‌ها، شرایط لغو، شرایط بچه‌ها، فاصله‌ها و ساعت‌های رستوران و خدمات. در آخر، کد کوچک ویجت را روی سایت می‌گذارید؛ در وردپرس همین کار را افزونه انجام میدهد.
پیش از اینکه به مهمان‌ها بگویید، خودتان ده سوالی را که پذیرش بیشتر از همه می‌شنود از چتبات بپرسید. هر جا جواب کامل نبود، اطلاعات همان را کامل کنید.
هزینهی چتبات هتل از چه تشکیل میشود؟
کارهای روز اول همان پلنهای عادی سفید است و قیمت هر پلن در صفحهی قیمتها روشن نوشته شده است. هر پلن تعدادی جواب در ماه دارد؛ پیام مهمان و ثبت درخواست رزرو هزینه‌ای ندارد و فقط جواب‌های چتبات از اعتبار پلن کم میشود. اگر در فصلهای شلوغ پیام بیشتری دارید، می‌توانید همان ماه‌ها پلن بالاتر بگیرید.
ویژگیهای اختصاصی، مثل وصل شدن به سامانهی رزرو، بیعانه یا سفارش اتاق، برای هر هتل جدا ساخته میشود. هزینه‌شان به این بستگی دارد که کدام ویژگی‌ها را میخواهید و سامانهی رزرو هتلتان چطور ساخته شده است. برای همین اول با هم صحبت می‌کنیم، سایت را با هم می‌بینیم و هزینهی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب میگوییم.
سوالهای پرتکرار درباره‌ی چتبات هتل
چتبات اتاق را رزرو قطعی میکند؟ در کارهای روز اول، درخواست رزرو را با همهی جزئیات برای پذیرش ثبت میکند و پذیرش تایید میکند. رزرو قطعی در چت، با اتصال به سامانهی رزرو، از ویژگیهای اختصاصی است.
قیمتها در فصلهای مختلف فرق دارد؛ چه میشود؟ قیمتها را میشود با جدول فصلی اضافه کرد. اگر قیمت آن شبها نوشته نشده باشد، چتبات حدس نمیزند.
مهمان خارجی هم میتواند بپرسد؟ بله. چتبات به زبانی که مهمان مینویسد جواب میدهد.
اگر مهمان بخواهد با پذیرش حرف بزند؟ درخواست تماس با اسم و شماره‌اش ثبت میشود، یا شماره‌ی پذیرش را میگوید، هر کدام را که هتل بخواهد.
شبها هم جواب میدهد؟ بله. بیشتر برنامه‌ریزی‌های سفر شب انجام میشود؛ چتبات همان لحظه جواب میدهد و درخواست‌های شب را صبح در پنل میبینید.
چقدر طول می‌کشد تا راه بیفتد؟ کارهای روز اول را خودتان همان روزی که ثبت‌نام می‌کنید راه می‌اندازید. زمان ویژگیهای اختصاصی بعد از بررسی سایت و سامانهی رزرو هتل، همراه با هزینه گفته میشود.