برای دانشگاه‌ها، دانشکده‌ها و موسسه‌های آموزش عالی
دانشجو برای یک جواب ساده، از آموزش به مالی و از مالی به خوابگاه می‌رود؛ چتبات همان را از اطلاعیههای خود دانشگاه میگوید.
پروندهی هر دانشجو، پرداخت شهریه، وصل شدن به سامانه‌ی آموزشی و ویژگیهای دیگر را هم تلفنی با هم هماهنگ می‌کنیم.
چتبات سفید روی سایت دانشگاه، از اطلاعیهها، آیین‌نامه‌ها و شهریه‌هایی که خود دانشگاه نوشته جواب میدهد و درخواست را برای واحد درست ثبت میکند. مثلا:
«با سوابق تحصیلی، بدون کنکور، برای کارشناسی کامپیوتر می‌شه ثبت‌نام کرد؟»
«بله؛ طبق اطلاعیهی پذیرش امسال دانشگاه، کارشناسی کامپیوتر با سوابق تحصیلی هم پذیرش دارد. مهلت ثبت‌نام و مدارک لازم در همان اطلاعیه آمده و همین‌جا می‌گویم.»
هر واحد دانشگاه، سوالهای تکراری خودش را دارد.
بیشتر این سوال‌ها جواب نوشته‌شده دارد؛ در اطلاعیه، آیین‌نامه یا تقویم آموزشی. چتبات از همان‌ها جواب میدهد و فقط چیزی را که واقعا کار کارشناس است، برای همان واحد ثبت میکند. مثلا:
راهنمای طبقات
- همکفپذیرش و ثبت‌نام«مهلت ثبت‌نام کیه؟ چه مدارکی لازمه؟»
- ۱آموزش«انتخاب واحد از کی شروع می‌شه؟ حذف و اضافه کیه؟»
- ۱امور مالی«شهریه‌ی ثابت و متغیر چنده؟ قسطیه؟»
- ۲امور دانشجویی«خوابگاه می‌دید؟ وام دانشجویی چطوره؟»
- ۳تحصیلات تکمیلی«شرایط ارشد بدون آزمون چیه؟»
این کارها از همان روز اول انجام میشود.
سرفصل
- جلسه‌ی ۱پذیرش و ثبت‌نامرشته‌ها، شرایط پذیرش، مهلت‌ها و مدارک؛ از اطلاعیهها و صفحه‌های سایت دانشگاه.
- جلسه‌ی ۲آموزش و آیین‌نامه‌هاتقویم آموزشی، انتخاب واحد، حذف و اضافه، مرخصی و آیین‌نامه‌ها؛ از فایلهای خود دانشگاه.
- جلسه‌ی ۳شهریه و امور دانشجوییشهریه‌ی هر رشته و روال پرداخت، خوابگاه، تغذیه و وام؛ از نوشته‌های دانشگاه.
- جلسه‌ی ۴درخواستسوالی که اطلاعیهها جوابش را ندارند، با رشته، مقطع و شماره، برای همان واحد ثبت میشود.
این‌ها همان پلنهای عادی سفید است. پلن‌ها و قیمتها را ببینید، یا همین حالا رایگان شروع کنید.
درباره‌ی پروندهی هیچ دانشجویی حرف نمی‌زند.
چتبات فقط از اطلاعیهها و آیین‌نامه‌هایی که خود دانشگاه نوشته جواب میدهد. یعنی این‌ها را از خودش نمی‌گوید:
نمره‌ی آمار شما ۱۴ است.نمره و پروندهی هیچ دانشجویی را در چت نمی‌گوید.قبولی شما قطعی است.پذیرش را دانشگاه اعلام میکند؛ درخواست را ثبت میکند.مهلت را برای شما تمدید می‌کنیم.استثنای آیین‌نامه را از خودش نمی‌دهد؛ این تصمیم با واحد آموزش است.طبق آیین‌نامه‌ی وزارت، این‌طور است.قانونی را که در نوشته‌های دانشگاه نیست، از خودش نمی‌گوید.
ویژگیهای اختصاصی دانشگاه
این‌ها برای هر دانشگاه جدا ساخته میشود و به سایت و سامانههای خود دانشگاه وصل میشود. هر کدام را خواستید، تماس بگیرید تا با هم صحبت کنیم.
فرم انتخاب واحد
- SF-۱۰۱پروندهی هر دانشجودانشجوی واردشده، واحدها، نمره‌ها و وضعیت شهریه‌ی خودش را در چت می‌بیند.
- SF-۱۰۲پرداخت شهریهقسط‌های شهریه را با لینک پرداخت دانشگاه در چت می‌گیرد و یادآوری میکند.
- SF-۱۰۳سامانه‌ی آموزشیبه سامانه‌ی آموزشی دانشگاه وصل میشود و کلاس‌ها و ظرفیت‌ها را میگوید.
- SF-۱۰۴هر واحد، کارشناس خودشدرخواست را مستقیم به کارتابل همان واحد، آموزش، مالی یا خوابگاه، می‌رساند.
- SF-۱۰۵داوطلب پذیرشداوطلب را مرحله‌به‌مرحله تا تکمیل ثبت‌نام همراهی میکند و یادآوری میکند.
- SF-۱۰۶خوابگاهدرخواست خوابگاه را با مشخصات کامل ثبت میکند و وضعیتش را میگوید.
- SF-۱۰۷دانشجوی خارجیبه داوطلب و دانشجوی غیرفارسی‌زبان، به زبان خودش جواب میدهد.
- SF-۱۰۸فارغ‌التحصیلانروال تسویه، گواهی و مدرک را میگوید و درخواست را ثبت میکند.
کدام‌یک به کار دانشگاه شما می‌آید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با هم صحبت می‌کنیم.
بعد از اینکه شماره‌تان را گذاشتید:
- با شما تماس می‌گیریم و سایت دانشگاه را با هم می‌بینیم.
- میگوییم کدام کارها از همان روز اول روشن میشود و کدام ویژگی اختصاصی به کار شما می‌آید.
- هزینهی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب برایتان می‌فرستیم.
اگر فقط کارهای روز اول را میخواهید، همین حالا رایگان شروع کنید؛ هر ماه ۵۰ جواب رایگان دارید.
چند سوال
چتبات نمره یا پروندهی دانشجو را میگوید؟
در کارهای روز اول هرگز. فقط از اطلاعیهها و آییننامههای عمومی جواب میدهد. دیدن پروندهی هر دانشجو از ویژگیهای اختصاصی است و فقط به خود همان دانشجو، بعد از ورود، نشان داده میشود.
اطلاعیهها زود عوض میشوند؛ چتبات از کجا میفهمد؟
از صفحهها و فایلهای خود دانشگاه جواب میدهد. هر اطلاعیهی تازهای که منتشر کنید، چتبات از همان لحظه آن را میگوید.
یک دانشکده هم میتواند جدا از کل دانشگاه آن را داشته باشد؟
بله. هر دانشکده یا موسسه میتواند چتبات خودش را با اطلاعیههای خودش داشته باشد.
هزینهاش چقدر است؟
کارهای روز اول همان پلنهای عادی سفید است و قیمتهایشان در صفحهی قیمتها هست. هزینهی ویژگیهای اختصاصی به کاری که میخواهید و سامانههای دانشگاه بستگی دارد؛ بعد از تماس، پیش از شروع، مکتوب میگوییم.
اگر چتبات جواب سوالی را نداند؟
میگوید نمیداند و درخواست را برای شما ثبت میکند. سوالهای بیجواب را هم در پنل میبینید تا اطلاعات دانشگاه را کامل کنید.
سوالی دارید؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما تماس می‌گیریم.
با شما تماس می‌گیریم
میخواهید چتبات دانشگاه شما چه کارهایی بکند؟ شماره‌تان را بگذارید؛ با شما تماس می‌گیریم و با هم صحبت می‌کنیم.
بیشتر
چتبات دانشگاه: جواب داوطلب و دانشجو درباره‌ی پذیرش، ثبت‌نام و آموزش با هوش مصنوعی
چتبات دانشگاه یعنی چت‌باتی روی سایت دانشگاه یا موسسه‌ی آموزش عالی که از اطلاعیهها، آیین‌نامه‌ها، تقویم آموزشی و شهریه‌هایی که خود دانشگاه نوشته، به داوطلب‌ها و دانشجوها جواب میدهد. داوطلبی که می‌خواهد بداند با سوابق تحصیلی میتواند ثبت‌نام کند یا نه، دانشجویی که نمیداند حذف و اضافه کی است، و خانواده‌ای که شهریه‌ی رشته‌ای را می‌پرسد، همان لحظه جواب می‌گیرند؛ بی اینکه از این واحد به آن واحد بروند یا ساعت‌ها پشت خط تلفن بمانند. در این مقاله میگوییم چنین چت‌باتی در یک دانشگاه دقیقا چه کاری میکند، چرا رساندن هر سوال به واحد درست مهم است، چه چیزهایی را هرگز نمی‌گوید، چه ویژگی‌هایی را میشود برای هر دانشگاه جدا ساخت، و چطور آن را در سفید راه بیندازید.
دانشجو، بین واحدها
هر کسی که دانشجو بوده، این تجربه را دارد: برای یک سوال ساده، اول به آموزش می‌روی، آنجا می‌گویند به امور مالی برو، امور مالی میگوید این کار دانشکده است، و دانشکده میگوید فردا بیا. یا تلفن می‌زنی و کسی جواب نمی‌دهد، چون همه‌ی دانشجوها در همان هفته همان سوال را دارند.
بخش بزرگی از این رفت‌وآمدها برای سوال‌هایی است که جوابشان در اطلاعیهها و آییننامههای دانشگاه نوشته شده: مهلت انتخاب واحد، روال حذف و اضافه، شرایط مرخصی، شهریه‌ی ثابت و متغیر، مدارک ثبت‌نام. دانشجو یا اطلاعیه را پیدا نمی‌کند، یا متن آیین‌نامه را نمی‌فهمد، یا مطمئن نیست که برای او هم صدق میکند.
چتبات این فاصله را پر میکند. سوال دانشجو را میفهمد، جواب را از اطلاعیه یا آیین‌نامه‌ی درست پیدا میکند و ساده میگوید؛ و اگر جواب در نوشته‌ها نبود، درخواست را برای همان واحدی ثبت میکند که باید جواب بدهد.
پذیرش و ثبت‌نام: پرسوال‌ترین ماه‌های سال
اگر جستجوهای مردم درباره‌ی دانشگاه را نگاه کنید، بیشترشان درباره‌ی پذیرش و ثبت‌نام است: «ثبت‌نام دانشگاه بدون کنکور»، «ثبت‌نام با سوابق تحصیلی»، «پذیرش دانشگاه»، «ثبت‌نام ارشد». داوطلب‌ها و خانواده‌هایشان در این ماه‌ها سوالهای زیادی دارند: این رشته در این دانشگاه هست؟ با معدل من پذیرش دارد؟ مهلت ثبت‌نام کی است؟ چه مدارکی لازم است؟ شهریه چند است؟ خوابگاه دارد؟
برای دانشگاه‌های غیردولتی، این ماه‌ها مهم‌ترین ماه‌های سال است؛ چون ورودی هر سال، کل دانشگاه را سرپا نگه می‌دارد. داوطلبی که سوالش بیجواب بماند، سراغ دانشگاه دیگری می‌رود. برای دانشگاه‌های دولتی هم این ماه‌ها پرفشارترین ماه‌های واحد پذیرش است.
چتبات در این ماه‌ها بیشترین کمک را میکند. به همه‌ی این سوال‌ها از اطلاعیههای پذیرش خود دانشگاه جواب میدهد، و داوطلبی را که آماده‌ی ثبت‌نام است، به مرحله‌ی بعد می‌رساند. درباره‌ی قبولی یک داوطلب هیچ قولی نمی‌دهد؛ پذیرش را دانشگاه اعلام میکند.
چتبات از کجا جواب میدهد؟
چتبات سفید از سه جا جواب میدهد. اول صفحه‌های سایت دانشگاه: صفحه‌های رشته‌ها، اطلاعیهها، صفحهی هر واحد. دوم فایل‌هایی که اضافه می‌کنید: آییننامههای آموزشی، تقویم آموزشی، جدول شهریه‌ها، راهنمای ثبت‌نام، به شکل PDF. سوم اطلاعاتی که مستقیم در پنل می‌نویسید: ساعت کار واحدها، شماره‌ها، و اطلاعیههای فوری. در پلن حرفه‌ای تا ۲۵۰ صفحه اطلاعات جا میشود؛ برای دانشگاه‌های بزرگ با رشته‌های زیاد، پلن بالاتر یا چند چتبات جدا برای هر دانشکده میشود.
آییننامههای دانشگاهی معمولا طولانی و پر از اصطلاح‌اند. یکی از مهم‌ترین کارهای چتبات، ساده کردن همین متن‌هاست؛ یعنی دانشجو لازم نیست بیست صفحه آیین‌نامه بخواند تا بفهمد چند واحد میتواند بردارد. چتبات همان بند مربوط را پیدا میکند و به زبان ساده میگوید.
هر سوال، واحد خودش
دانشگاه از چند واحد ساخته شده و هر واحد سوالهای خودش را دارد. پذیرش و ثبت‌نام درباره‌ی مهلت‌ها و مدارک. آموزش درباره‌ی انتخاب واحد، حذف و اضافه، مرخصی، تغییر رشته. امور مالی درباره‌ی شهریه، قسط و تسویه. امور دانشجویی درباره‌ی خوابگاه، تغذیه، وام و بیمه. تحصیلات تکمیلی درباره‌ی ارشد و دکترا. فارغ‌التحصیلان درباره‌ی تسویه، گواهی و مدرک.
وقتی سوالی جواب نوشته‌شده ندارد، مهم است که به واحد درست برسد. چتبات از سوال میفهمد به کدام واحد مربوط است و درخواست را با اسم، رشته، مقطع و شماره‌ی تماس برای همان واحد ثبت میکند. یعنی دانشجو دیگر بین واحدها پاس داده نمی‌شود. با ویژگی اختصاصی «هر واحد، کارشناس خودش»، این درخواست‌ها مستقیم به کارتابل همان واحد می‌رسد.
مرز اصلی: پروندهی هیچ دانشجویی
دانشگاه پر از اطلاعات خصوصی دانشجوهاست: نمره‌ها، وضعیت مالی، مشروطی، پروندهی انضباطی. هیچ‌کدام از این‌ها جایش در چتی نیست که هر کسی میتواند بازش کند. چتبات در کارهای روز اول، فقط از اطلاعات عمومی دانشگاه جواب میدهد. اگر کسی بپرسد «نمره‌ی آمار من چند شد؟» یا «من مشروط شدم؟»، چتبات جواب نمی‌دهد و میگوید این را باید از سامانه‌ی آموزشی یا واحد آموزش پرسید.
اگر دانشگاه بخواهد دانشجوها اطلاعات خودشان را در چت ببینند، ویژگی اختصاصی «پروندهی هر دانشجو» این کار را با ورود امن انجام میدهد: دانشجو اول وارد حسابش میشود و فقط اطلاعات خودش را می‌بیند.
چیزهای دیگری که چتبات هرگز نمی‌گوید
اول، قبولی را قطعی نمی‌گوید. پذیرش را فقط دانشگاه، از روال رسمی خودش، اعلام میکند.
دوم، استثنای آیین‌نامه را از خودش نمی‌دهد. «مهلت را برای شما تمدید می‌کنیم» یا «این قانون برای شما صدق نمی‌کند» تصمیم واحد آموزش است، نه چتبات. اگر دانشجو درخواست استثنا دارد، چتبات آن را برای همان واحد ثبت میکند.
سوم، قانونی را که در نوشته‌های دانشگاه نیست، از خودش نمی‌گوید. آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها عوض میشوند و هر دانشگاه ممکن است روال خودش را داشته باشد. چتبات فقط از نوشته‌های همان دانشگاه جواب میدهد.
تقویم آموزشی: سوال هر ترم
هر ترم، یک موج سوال درباره‌ی تاریخ‌ها می‌رسد: انتخاب واحد از کی شروع میشود؟ حذف و اضافه کی است؟ آخرین روز حذف اضطراری کی است؟ امتحانات از کی شروع میشود؟ تعطیلات بین دو ترم چقدر است؟ همه‌ی این‌ها در تقویم آموزشی نوشته شده، ولی خیلی از دانشجوها آن را پیدا نمی‌کنند یا مطمئن نیستند. اگر تقویم آموزشی هر ترم را به چتبات بدهید، به همه‌ی این سوال‌ها همان لحظه جواب میدهد؛ و دانشجویی که مهلتی را به خاطر نداستن از دست بدهد، کمتر میشود.
شهریه: ثابت، متغیر، قسط
شهریه، به‌خصوص در دانشگاه‌های غیردولتی و دوره‌های شبانه، از سوالهای همیشگی است. شهریه‌ی ثابت چقدر است؟ هر واحد چقدر است؟ قسطی میشود پرداخت کرد؟ اگر دیر بدهم چه میشود؟ تخفیف دارید؟ اگر جدول شهریه‌ی هر رشته و مقطع را بنویسید، چتبات همان را میگوید و میتواند جمع تقریبی یک ترم را هم از روی تعداد واحد حساب کند، به شرطی که روال محاسبه را نوشته باشید. تخفیفی را که دانشگاه تعریف نکرده، از خودش نمی‌دهد.
خوابگاه و امور دانشجویی
برای دانشجوهای شهرستانی، خوابگاه از اولین سوال‌هاست: خوابگاه می‌دهید؟ به چه کسانی؟ هزینهاش چقدر است؟ از کی میشود ساکن شد؟ و بعد سوالهای دیگر امور دانشجویی: وام دانشجویی، بیمه، تغذیه، کارت دانشجویی. اگر روال این‌ها را بنویسید، چتبات جواب میدهد و درخواست خوابگاه را با مشخصات کامل برای امور دانشجویی ثبت میکند.
هفته‌ی اول ورودی‌ها
دانشجوی ورودی تازه، در هفته‌ی اول دانشگاه، از همه گیج‌تر است. نمیداند کلاس‌ها کجاست، کارت دانشجویی را از کجا بگیرد، اینترنت دانشگاه را چطور وصل کند، سامانه‌ی آموزشی را چطور باز کند، غذا را چطور رزرو کند، و اصلا از چه کسی بپرسد. این سوال‌ها برای واحدهای دانشگاه تکراری‌اند، ولی برای دانشجوی ورودی، هر کدام یک نگرانی است.
اگر دانشگاه یک راهنمای ساده برای ورودی‌ها بنویسد، با همین سوال‌ها و جواب‌هایشان، چتبات در هفته‌ی اول همراه دانشجوهای تازه است. هر سوالی را که دارند، هر ساعتی، می‌پرسند و جواب می‌گیرند. دانشجویی که هفته‌ی اولش آرام گذشته، دانشگاه را جای بهتری می‌بیند.
تحصیلات تکمیلی: ارشد و دکترا
داوطلب‌های ارشد و دکترا سوالهای خاص خودشان را دارند: شرایط ارشد بدون آزمون چیست؟ کدام رشته‌ها و گرایش‌ها پذیرش دارند؟ مصاحبه‌ی دکترا چطور است؟ استاد راهنما را چطور انتخاب کنم؟ شهریه‌ی دوره‌های شبانه و پردیس چقدر است؟ این داوطلب‌ها معمولا دقیق‌ترند و چند دانشگاه را با هم مقایسه می‌کنند.
اگر اطلاعیههای تحصیلات تکمیلی، فهرست گرایش‌ها و روال‌ها را در سایت داشته باشید، چتبات همان را میگوید. درباره‌ی پذیرش یک داوطلب یا انتخاب استاد راهنما نظر نمی‌دهد، چون این‌ها تصمیم دانشکده و استادان است.
دانشجوی شاغل و دوره‌های شبانه
بخشی از دانشجوها شاغل‌اند و در دوره‌های شبانه یا پاره‌وقت درس می‌خوانند. این دانشجوها در ساعت کار واحدهای دانشگاه، خودشان سر کارند، و مراجعه‌ی حضوری یا تلفن زدن برایشان سخت است. برای آن‌ها، چت‌باتی که شب جواب میدهد، فرق بزرگی است. سوالشان را شب می‌پرسند، جواب عمومی را همان لحظه می‌گیرند، و اگر کار به واحدی برسد، درخواستشان ثبت شده و لازم نیست مرخصی بگیرند تا حضوری بیایند.
انتقال، مهمانی و تغییر رشته
انتقال به دانشگاه دیگر، مهمان شدن در دانشگاه دیگر، و تغییر رشته، روال‌های پیچیده‌ای دارند و آیین‌نامه‌هایشان معمولا سخت‌خوان است. دانشجوهایی که به این روال‌ها فکر می‌کنند، سوالهای زیادی دارند: شرایطش چیست؟ کی باید درخواست بدهم؟ چه مدارکی لازم است؟ چقدر طول می‌کشد؟ چتبات بندهای مربوط آیین‌نامه را پیدا میکند و ساده میگوید، و درخواست را برای واحد آموزش ثبت میکند. اینکه درخواست یک دانشجو قبول میشود یا نه، تصمیم دانشگاه است و چتبات درباره‌اش قول نمی‌دهد.
فصل امتحانات
پیش از امتحانات پایان ترم، سوال‌ها دوباره زیاد میشود: برنامه‌ی امتحانات کی می‌آید؟ کارت ورود به جلسه را از کجا بگیرم؟ اگر دو امتحان هم‌زمان شد چه کنم؟ اگر بیمار شدم و نتوانستم بیایم چه؟ نمره‌ها کی اعلام میشود؟ اعتراض به نمره چطور است؟ جواب همه‌ی این‌ها روال مشخصی دارد که در آیین‌نامه یا اطلاعیههای دانشگاه هست. چتبات همان را میگوید، و فشار این هفته‌ها روی واحد آموزش کمتر میشود.
فارغ‌التحصیلی
کار دانشجو با آخرین امتحان تمام نمی‌شود. تسویه‌حساب، گواهی موقت، مدرک، ترجمه و تایید مدرک برای کسانی که مهاجرت می‌کنند، و ریز نمرات؛ هر کدام روال خودش را دارد و فارغ‌التحصیل‌ها معمولا از شهرهای دیگر یا حتی کشورهای دیگر می‌پرسند. چتبات این روال‌ها را از نوشته‌های دانشگاه میگوید و درخواست را برای واحد فارغ‌التحصیلان ثبت میکند؛ یعنی فارغ‌التحصیلی که در شهر دیگری است، لازم نیست فقط برای یک سوال سفر کند.
هوش مصنوعی در دانشگاه: کاربرد ساده و امروز
درباره‌ی «هوش مصنوعی در دانشگاه» بحث‌های زیادی هست: در کلاس، در پژوهش، در نوشتن مقاله، و پرسش‌های جدی درباره‌ی درستی و اصالت کار. این مقاله درباره‌ی آن‌ها نیست. یک کاربرد ساده و بی‌دردسر هوش مصنوعی در دانشگاه هست که به درس و پژوهش دست نمی‌زند: جواب دادن درست و سریع به دانشجو و داوطلب، از روی نوشته‌های رسمی خود دانشگاه. این کاربرد هیچ تصمیم آموزشی نمی‌گیرد، اطلاعات دانشجوها را نمی‌بیند، و فقط کاری را که واحدها هر روز تکرار می‌کنند، سبک‌تر میکند.
چند نمونه گفتگو
نمونه‌ی اول، یک داوطلب: «با معدل ۱۷ دیپلم ریاضی، برای کارشناسی کامپیوتر بدون کنکور می‌شه ثبت‌نام کرد؟» چتبات از اطلاعیهی پذیرش دانشگاه میگوید این رشته با سوابق تحصیلی پذیرش دارد یا نه، شرایط و مهلت چیست، و درباره‌ی اینکه با این معدل قبول میشود یا نه، قول نمی‌دهد.
نمونه‌ی دوم، یک دانشجو: «این ترم چند واحد می‌تونم بردارم؟ ترم قبل معدلم ۱۸ شد.» چتبات از آیین‌نامه‌ی آموزشی دانشگاه، سقف واحد برای این معدل را میگوید.
نمونه‌ی سوم، یک دانشجو که درباره‌ی پروندهی خودش می‌پرسد: «من مشروط شدم؟» چتبات این را نمیداند و نمی‌گوید؛ توضیح میدهد که وضعیت هر دانشجو در سامانه‌ی آموزشی دیده میشود و اگر بخواهد، درخواست را برای واحد آموزش ثبت میکند. درباره‌ی قانون کلی مشروطی، از آیین‌نامه جواب میدهد.
نمونه‌ی چهارم، یک پدر: «شهریه‌ی ترم اول رشته‌ی پرستاری چقدره؟ قسطیه؟» چتبات از جدول شهریه‌ها جواب میدهد و روال قسط را میگوید.
لحن: روشن و محترمانه
دانشگاه جای رسمی است، ولی دانشجوها از لحن خشک اداری خسته‌اند. لحن درست چتبات دانشگاه، روشن، محترمانه و ساده است: جمله‌های کوتاه، بی اصطلاح‌های غیرلازم، و اگر اصطلاحی لازم بود، با یک توضیح کوتاه. مثلا «مشروطی، یعنی وقتی معدل ترم از حد آیین‌نامه پایین‌تر بیاید».
کارکنان واحدها، با صف کوتاه‌تر
کارشناس آموزش یا امور مالی دانشگاه، در هفته‌های شلوغ، صبح تا ظهر پشت میز به صفی از دانشجوها جواب میدهد و بعدازظهر به تلفن‌ها و پیام‌ها. بیشتر این سوال‌ها همان چند سوال تکراری است، و کارهای اصلی واحد، مثل بررسی درخواست‌ها و پرونده‌ها، عقب می‌افتد. چتبات این صف را کوتاه‌تر میکند. دانشجویی که فقط می‌خواست بداند مهلت کی است، دیگر به صف نمی‌آید؛ و کارشناس برای دانشجویی که واقعا کار دارد، وقت بیشتری پیدا میکند. درخواست‌هایی که از چت می‌رسند هم کامل‌اند: اسم، رشته، مقطع، شرح سوال و شماره. یعنی کارشناس لازم نیست برای یک جواب، چند بار با دانشجو تماس بگیرد.
پدر و مادرهای داوطلب‌ها
در فصل پذیرش، بخشی از سوال‌ها را خود داوطلب‌ها نمی‌پرسند؛ پدر و مادرهایشان می‌پرسند. این خانواده‌ها معمولا با سیستم دانشگاه آشنا نیستند و سوال‌هایشان ساده‌تر و نگران‌تر است: دانشگاه معتبر است؟ خوابگاه امن است؟ هزینهی کل دوره چقدر میشود؟ بچه‌ام کار پیدا میکند؟ چتبات به این سوال‌ها از نوشته‌های دانشگاه جواب میدهد: مجوزها، امکانات خوابگاه، جدول شهریه، و اگر دانشگاه آماری درباره‌ی فارغ‌التحصیلانش منتشر کرده باشد، همان را. چیزی از خودش نمی‌سازد و قول نمی‌دهد.
دانشکده‌ها و موسسه‌ها
لازم نیست کل دانشگاه با هم چتبات بگیرد. هر دانشکده، پردیس یا موسسه‌ی آموزش عالی میتواند چتبات خودش را با اطلاعیهها و آییننامههای خودش داشته باشد. این برای دانشگاه‌های بزرگ که هر دانشکده روال و اطلاعیههای خودش را دارد، راه ساده‌تری برای شروع است: از یک دانشکده شروع کنید، نتیجه را ببینید، بعد گسترش بدهید.
یک صدا برای همه‌ی واحدها
وقتی هر واحد دانشگاه جواب‌های خودش را دارد، گاهی جواب‌ها با هم نمی‌خوانند؛ آموزش یک چیز میگوید و دانشکده چیز دیگری. چتبات از نوشته‌های رسمی جواب میدهد و به همه یکسان میگوید. اگر جایی دو اطلاعیه با هم نمی‌خوانند، سوالهای بیجواب در پنل همین را نشان میدهد، و دانشگاه فرصت دارد آن را درست کند.
دانشجوی خارجی
بعضی دانشگاه‌ها دانشجوی خارجی هم می‌پذیرند و داوطلب‌های غیرفارسی‌زبان سوالهای زیادی دارند که پیدا کردن کسی برای جواب دادن به زبانشان سخت است. با ویژگی اختصاصی «دانشجوی خارجی»، چتبات به زبان خود داوطلب جواب میدهد، از همان اطلاعیههای پذیرش دانشجوی بین‌الملل.
ویژگیهای اختصاصی دانشگاه
کارهای روز اول، یعنی جواب از اطلاعیهها، آیین‌نامه‌ها و شهریه‌ها و ثبت درخواست برای واحد درست، همان پلنهای عادی سفید است. ولی هر دانشگاه کارهای خاص خودش را هم دارد که برایش جدا ساخته میشود.
پروندهی هر دانشجو. دانشجوی واردشده، واحدها، نمره‌ها و وضعیت شهریه‌ی خودش را در چت می‌بیند.
پرداخت شهریه. قسط‌های شهریه را با لینک پرداخت دانشگاه در چت می‌گیرد و یادآوری میکند.
سامانه‌ی آموزشی. به سامانه‌ی آموزشی دانشگاه وصل میشود و کلاس‌ها و ظرفیت‌ها را میگوید.
هر واحد، کارشناس خودش. درخواست را مستقیم به کارتابل همان واحد می‌رساند.
داوطلب پذیرش. داوطلب را مرحله‌به‌مرحله تا تکمیل ثبت‌نام همراهی میکند و یادآوری میکند.
خوابگاه. درخواست خوابگاه را با مشخصات کامل ثبت میکند و وضعیتش را میگوید.
دانشجوی خارجی. به داوطلب و دانشجوی غیرفارسی‌زبان، به زبان خودش جواب میدهد.
فارغ‌التحصیلان. روال تسویه، گواهی و مدرک را میگوید و درخواست را ثبت میکند.
کتابخانه، آزمایشگاه و خدمات دیگر
غیر از واحدهای اداری، دانشگاه خدمات دیگری هم دارد که سوالهای خودشان را دارند: کتابخانه تا کی باز است و چطور کتاب امانت بگیرم؟ به پایگاه‌های مقاله از بیرون دانشگاه دسترسی داریم؟ آزمایشگاه‌ها را چطور رزرو کنم؟ سالن ورزش کی باز است؟ مرکز مشاوره‌ی دانشجویی کجاست و چطور وقت بگیرم؟ اگر برای هر کدام از این خدمات یک توضیح کوتاه بنویسید، چتبات به همه‌ی این سوال‌ها هم جواب میدهد. خیلی از دانشجوها تا سال آخر هم نمی‌دانند دانشگاهشان چه خدماتی دارد؛ چتبات میتواند همین خدمات را به آن‌ها بشناساند.
اطلاعات دانشجوها و حریم خصوصی
چتبات فقط همان‌قدر می‌پرسد که برای ثبت درخواست لازم است: اسم، رشته، مقطع و شماره‌ی تماس. در کارهای روز اول، به هیچ اطلاعات دانشجویی دسترسی ندارد. گفتگوها روی سرورهای سفید در ایران نگه داشته میشود و فقط در پنل خود دانشگاه دیده میشود.
از کجا بفهمیم چتبات کمک کرده است؟
در پنل سفید میبینید دانشجوها و داوطلب‌ها بیشتر چه پرسیده‌اند، کدام سوال‌ها بیجواب مانده، و درخواست‌ها بیشتر به کدام واحد رسیده. این خودش اطلاعات باارزشی است: اگر صدها نفر یک سوال را پرسیده‌اند، شاید اطلاعیهی آن موضوع روشن نبوده. اگر در فصل پذیرش درخواست‌های ثبت‌نام بیشتر شده و تماس‌های تلفنی کمتر، چتبات کارش را درست کرده است.
اشتباه‌های رایج در راه‌اندازی چتبات دانشگاه
اشتباه اول، اطلاعیههای کهنه است. اطلاعیهی پذیرش سال قبل که هنوز در سایت است، به چتبات هم اطلاعات سال قبل را داده است. اطلاعیههای کهنه را بایگانی کنید.
اشتباه دوم، آییننامههای قدیمی است. اگر آیین‌نامه‌ای عوض شده، نسخه‌ی تازه را جایگزین کنید.
اشتباه سوم، ندیدن درخواست‌هاست. چتبات درخواست را برای واحد درست ثبت میکند، ولی جواب با همان واحد است. هر واحد یک نفر را مسئول دیدن درخواست‌هایش کند.
اشتباه چهارم، نوشتن به زبان آیین‌نامه است. اگر برای پرتکرارترین روال‌ها، مثل انتخاب واحد یا مرخصی، یک توضیح ساده هم کنار متن رسمی بنویسید، هم جواب‌های چتبات روشن‌تر میشود و هم دانشجوهایی که خودشان سایت را می‌خوانند، کمتر گیج میشوند. متن رسمی سر جایش می‌ماند؛ توضیح ساده فقط کمک میکند.
اولین جمله‌ی چتبات
وقتی دانشجو یا داوطلب چت را باز میکند، اولین جمله باید بگوید اینجا چه کاری میشود کرد. برای دانشگاه، چیزی مثل «درباره‌ی پذیرش، ثبت‌نام، شهریه یا آموزش بپرسید» کافی است. زیرش چند دکمه‌ی پیشنهادی مثل «پذیرش امسال»، «تقویم آموزشی» و «شهریه‌ها» می‌آید.
چتبات دانشگاه را در سفید چطور راه بیندازیم؟
راه‌اندازی کارهای روز اول برنامه‌نویس نمی‌خواهد. اول با شماره‌ی موبایل ثبت‌نام می‌کنید؛ پلن رایگان هر ماه ۵۰ جواب دارد که برای امتحان کافی است. بعد آدرس سایت دانشگاه یا دانشکده را می‌دهید تا سفید صفحهها را بخواند. بعد آیین‌نامه‌ها، تقویم آموزشی و جدول شهریه‌ها را به شکل فایل اضافه می‌کنید. بعد اطلاعات هر واحد را می‌نویسید: ساعت کار، شماره و اینکه چه کارهایی میکند. در آخر، کد کوچک ویجت را روی سایت می‌گذارید.
بهترین زمان راه‌اندازی، پیش از فصل پذیرش یا پیش از انتخاب واحد است.
هزینهی چتبات دانشگاه از چه تشکیل میشود؟
کارهای روز اول همان پلنهای عادی سفید است و قیمت هر پلن در صفحهی قیمتها روشن نوشته شده است. هر پلن تعدادی جواب در ماه دارد؛ پیام دانشجو و ثبت درخواست هزینه‌ای ندارد و فقط جواب‌های چتبات از اعتبار پلن کم میشود.
ویژگیهای اختصاصی، مثل پروندهی دانشجو، پرداخت شهریه یا وصل شدن به سامانه‌ی آموزشی، برای هر دانشگاه جدا ساخته میشود. هزینه‌شان به این بستگی دارد که کدام ویژگی‌ها را میخواهید و سامانههای دانشگاه چطور ساخته شده‌اند. برای همین اول با هم صحبت می‌کنیم و هزینهی دقیق را پیش از شروع کار، مکتوب میگوییم.
سوالهای پرتکرار درباره‌ی چتبات دانشگاه
چتبات نمره یا پروندهی دانشجو را میگوید؟ در کارهای روز اول هرگز. فقط از اطلاعات عمومی دانشگاه جواب میدهد.
اطلاعیهها زود عوض میشوند؛ چه میشود؟ هر اطلاعیهی تازهای که منتشر کنید، چتبات از همان لحظه آن را میگوید.
یک دانشکده هم میتواند جدا آن را داشته باشد؟ بله، با اطلاعیههای خودش.
به داوطلب درباره‌ی قبولی قول میدهد؟ نه. شرایط پذیرش را میگوید؛ قبولی را دانشگاه اعلام میکند.
شب‌ها هم جواب میدهد؟ بله. بیشتر دانشجوها شب سوال می‌پرسند؛ درخواست‌های شب را صبح در پنل میبینید.
چقدر طول می‌کشد تا راه بیفتد؟ کارهای روز اول را همان روزی که ثبت‌نام می‌کنید راه می‌اندازید. زمان ویژگیهای اختصاصی بعد از بررسی سامانههای دانشگاه، همراه با هزینه گفته میشود.